NextCloud per la tipografia

Una storica azienda nel settore della tipografia e della grafica, ci ha richiesto una soluzione per la gestione del proprio flusso di lavoro interno e la gestione del flusso di lavoro con i propri Clienti e Collaboratori esterni. L’azienda si compone di 25 collaboratori, un parco Clienti molto importante e un centinaio di collaboratori esterni o partners nel settore della grafica.

L’esigenza di adottare uno strumento di gestione integrata è nato dalla necessità di trovare un punto di incontro tra strumenti informatici “legacy” (FTP ed email) per lo scambio e la gestione avanzamento dei progetti. Un’organizzazione basata su strumenti tradizionali non offriva più le esigenze e i risultati attesi e i tentativi di aggiornamento tecnologico attraverso piattaforme di public cloud per lo scambio di file (dropbox, drive, etc…) non hanno offerto le necessarie garanzie di riservatezza rispetto ad alcuni progetti specifici. Inoltre, l’azienda cercava uno strumento agile e condiviso per la gestione e il controllo dei flussi di lavoro che le piattaforme specializzate sullo scambio di file non potevano offrire.

I DESIDERATA

L’azienda ci ha richiesto le seguenti funzionalità :

• Spazio disco molto ampio ridondato e backup giornaliero
• Ampia capacità di banda 
• Sistema di accesso multiutente e multigruppo
• Gestione e controllo flusso progetti con uno strumento agile
• Puntuale registrazione delle attività di scambio file tra azienda e propri “stakeholders” (collaboratori/clienti)
• Funzionalità di condivisione e discussione interna (chat e videoconferenza) sui progetti in ottica smartworking/telelavoro.

PERCHÈ UNA SOLUZIONE DI CLOUD PRIVATO?

Un mix di nostri componenti (Nextcloud + unità di cold storage) ha non solo completamente soddisfatto la lista dei requisiti richiesti. ma l’ha anche superata fornendo – senza strumenti aggiuntivi e con piena integrazione della base utenti – anche le seguenti funzionalità:

• Servizio webmail sicuro e integrato con il resto delle applicazioni.
• Anagrafiche centralizzate e condivise
• Calendari condivisi
• Funzione di booking per la consulenza e il supporto in videoconferenza ai propri clienti.

IN SOLDONI

A fronte di un canone mensile poco impegnativo e di un altrettanto poco impegnativo impegno iniziale in consulenza e formazione, l’azienda ha:

• eliminato completamente i fogli excel per la tracciabilità dei lavori,
• dismesso un server FTP che costava più di 3500 euro all’anno (energia elettrica e manutenzione)
• realizzato l’obiettivo di tracciare per intero il flusso di comunicazione tra azienda e clienti, con sistema di notifiche automatizzato sugli avanzamenti dei progetti.
• pieno potere sui propri dati
• riservatezza sugli stessi.

FLESSIBILITÀ E SICUREZZA

I sistemi sono ospitati come istanze dedicate all’interno dei nostri sistemi basati in Europa e completamente compatibili con GDPR. Il Cliente, dopo adeguata assistenza e formazione iniziale, è completamente autonomo nella gestione della soluzione.

HAI ANCHE TU UN’ESIGENZA SIMILE?

Discutine con noi: prenota 30 minuti di consulenza online in videocall la consulenza non è impegnativa ed è gratuita.