Nextcloud 26 (Nextcloud Hub 4): le novità

Arriva lo Smart Picker

Una delle principali novità di Hub 4 è lo Smart Picker.

L’idea è semplice: mentre si sta scrivendo un messaggio, una nota, un documento o una scheda di progetto è possibile richiamare un menu digitando semplicemente /.

Da lì è possibile inserire contenuti provenienti da diverse applicazioni Nextcloud oppure da servizi esterni.

Lo Smart Picker può, ad esempio:

• inserire una scheda o un’attività di Deck;
• richiamare contenuti da Collectives;
• inserire una posizione di OpenStreetMap;
• aggiungere video;
• utilizzare modelli di testo predefiniti;
• collegare file;
• richiamare dati da Tables;
• generare testo;
• tradurre contenuti;
• effettuare speech-to-text;
• generare immagini.

Lo Smart Picker permette di richiamare contenuti e strumenti direttamente dall’applicazione sulla quale si sta lavorando.

La cosa particolarmente interessante è che lo stesso sistema viene utilizzato trasversalmente in Talk, Mail, Deck, Notes, Text, Collectives, Office e altre applicazioni.

È quindi qualcosa di più di una semplice nuova funzione. È un ulteriore tentativo di eliminare i confini tra le diverse componenti di Nextcloud Hub.

Intelligenza artificiale: locale oppure esterna

Nextcloud Hub 4 arriva in un momento nel quale strumenti come ChatGPT stanno attirando un’enorme attenzione.

Nextcloud decide di integrarli, ma con un’impostazione piuttosto particolare. Alcune funzionalità possono essere eseguite direttamente sull’infrastruttura controllata dall’organizzazione, mentre altre possono utilizzare servizi esterni.

Tra gli esempi troviamo:

• traduzione eseguita localmente;
• riconoscimento vocale;
• generazione di immagini con Stable Diffusion eseguita on-premise;
• generazione di immagini tramite DALL-E;
• generazione di testo tramite tecnologie OpenAI;
• integrazione con DeepL. 

È importante sottolineare la differenza: non tutte queste funzioni mantengono necessariamente i dati sul proprio server. Ed è proprio per rendere più evidente questa distinzione che Nextcloud introduce un sistema chiamato Ethical AI Rating: un’etichetta per capire cosa succede ai dati.

L’Ethical AI Rating cerca di classificare gli strumenti utilizzati sulla base della disponibilità di tre elementi:
codice sorgente, modello e dati utilizzati per l’addestramento.

Lo scopo è permettere all’utente e all’amministratore di distinguere più facilmente tra tecnologie completamente aperte e controllabili e servizi nei quali parte dell’elaborazione dipende invece da soggetti esterni. 

Nextcloud introduce un sistema di classificazione per rendere più trasparenti le caratteristiche delle tecnologie di intelligenza artificiale utilizzate. È probabilmente uno degli aspetti più interessanti dell’approccio adottato da Nextcloud.

L’intelligenza artificiale non viene trattata come una funzione che deve essere necessariamente attivata, né come un unico servizio centralizzato. L’amministratore può decidere quali componenti utilizzare e con quale architettura.

Nextcloud Tables

Hub 4 introduce anche una nuova applicazione: Nextcloud Tables. Tables permette di creare tabelle personalizzate per organizzare informazioni strutturate in tabelle all’interno di Nextcloud.

Si possono utilizzare, ad esempio, per:

• richieste di ferie;
• gestione delle spese;
• elenchi clienti;
• opportunità commerciali;
• inventari;
• progetti;
• registri interni.

Nextcloud presenta Tables come un’alternativa open source e installabile sulla propria infrastruttura per alcuni degli utilizzi normalmente associati a Microsoft SharePoint.

Non stiamo parlando quindi semplicemente di un foglio di calcolo.

L’obiettivo è permettere agli utenti di costruire piccole applicazioni basate sui dati, che possano poi essere collegate alle altre componenti di Nextcloud, ed è proprio qui che torna utile lo Smart Picker: una tabella può essere richiamata da altre applicazioni e diventare parte del flusso di lavoro.

Per le aziende può essere una funzione particolarmente interessante. Moltissime attività interne vengono ancora gestite attraverso fogli Excel condivisi, piccoli database o applicazioni verticali create semplicemente perché mancava un posto migliore nel quale organizzare quelle informazioni.

Tables prova a portare anche questo tipo di esigenza all’interno di Nextcloud.

Nextcloud Notes entra nella piattaforma

Anche Notes fa un passo importante: quella che fino ad oggi era principalmente un’applicazione sviluppata dalla comunità entra a far parte dell’offerta principale di Nextcloud.

Le note possono essere create e modificate attraverso l’interfaccia web e sincronizzate con le applicazioni mobili Android e iOS.

L’editor utilizza Nextcloud Text e beneficia quindi anche delle sue funzioni collaborative e dello Smart Picker.

Nextcloud Notes permette di utilizzare e sincronizzare le proprie note tra browser e dispositivi mobili. Anche in questo caso la novità singolarmente può sembrare piccola.
Ma la logica è interessante: note, file, documenti, attività, email, calendari e conversazioni continuano progressivamente a convergere nello stesso ambiente.

Files: arriva il versioning avanzato

Interessante anche il lavoro fatto su Nextcloud Files.Nextcloud utilizza già da tempo un sistema automatico di versionamento che conserva le precedenti versioni dei documenti.

Con Hub 4 l’utente può però assegnare un nome a una determinata versione.

Una versione importante può quindi essere conservata esplicitamente, indipendentemente dal normale meccanismo automatico con cui Nextcloud elimina progressivamente le vecchie versioni quando passa il tempo o diminuisce lo spazio disponibile.

È una funzione molto utile quando si lavora su documenti condivisi.

Possiamo immaginare, ad esempio, di contrassegnare:
“Versione approvata dal cliente” oppure: “Versione inviata il 24 marzo”.

Diventa così molto più semplice tornare a uno stato preciso del documento.

Migliora la cifratura end-to-end

Hub 4 introduce inoltre importanti miglioramenti alla cifratura end-to-end.

È ora possibile condividere cartelle protette da cifratura end-to-end con altri utenti.
Anche File Drop, cioè la funzione che permette a una persona esterna di caricare documenti tramite un semplice collegamento, può essere utilizzato con cartelle cifrate end-to-end.

Con Hub 4 è possibile condividere cartelle protette attraverso la cifratura end-to-end. Pensiamo, ad esempio, ad un ufficio del personale che debba ricevere documentazione riservata.

L’organizzazione può creare un collegamento attraverso il quale il destinatario carica i documenti direttamente all’interno di una cartella protetta.

È uno scenario molto concreto e mostra bene la differenza tra proteggere genericamente un server e proteggere specificamente una determinata categoria di informazioni.

Nextcloud Talk arriva sul desktop

Un’altra novità che aspettavamo da tempo riguarda Nextcloud Talk. Con Hub 4 viene resa disponibile una prima versione beta di un client desktop dedicato a Talk.

Non è quindi più necessario utilizzare sempre l’interfaccia web di Nextcloud per accedere alle conversazioni.

La prima versione desktop di Nextcloud Talk.

Talk introduce inoltre due funzioni importanti per riunioni, formazione e webinar:

• registrazione delle chiamate;
• breakout rooms.

Le breakout rooms permettono di dividere temporaneamente i partecipanti di una riunione in gruppi più piccoli e successivamente riunirli nella conversazione principale.

È una funzione particolarmente utile nella formazione a distanza, nei workshop e nelle riunioni con molti partecipanti.

Migliora anche il controllo amministrativo delle conversazioni e viene introdotta un’interfaccia specifica per iPad.

Dal punto di vista tecnico, Nextcloud dichiara inoltre di aver ridotto in maniera molto significativa tempi di caricamento, carico sul server e ritardi delle notifiche di Talk.

Mail: caselle condivise e S/MIME

Anche Nextcloud Mail fa un ulteriore passo verso l’utilizzo aziendale.

Arrivano innanzitutto le caselle di posta condivise.

Una casella come:commerciale@azienda.it oppure: assistenza@azienda.it può quindi essere utilizzata da un gruppo di persone senza dover dipendere dalla casella personale di un singolo utente.

Viene inoltre introdotto il supporto S/MIME, che permette di utilizzare certificati digitali per firmare e cifrare i messaggi di posta elettronica.

Mail aggiunge anche il supporto XOAUTH2 per migliorare l’interoperabilità con Outlook e Gmail, mentre Calendar permette ora di allegare file agli appuntamenti: sono evoluzioni decisamente orientate agli ambienti professionali.

Office, Text, Collectives e Deck

Anche gli strumenti di collaborazione sui contenuti continuano ad integrarsi.

Nextcloud Text introduce il tracciamento in tempo reale del cursore degli altri utenti: mentre si modifica contemporaneamente un documento è quindi possibile vedere dove stanno intervenendo i propri collaboratori.

Collectives migliora la gestione delle proprie basi di conoscenza e il collegamento tra pagine e file.

Deck utilizza ora Nextcloud Text per modificare il contenuto delle schede, guadagnando quindi anche il supporto allo Smart Picker.

Diventa inoltre possibile:

• modificare contemporaneamente una board con altri utenti;
• esportare le board in CSV;
• creare nuove etichette direttamente durante l’assegnazione. 

Anche Nextcloud Office riceve miglioramenti all’interfaccia, alla compatibilità documentale e alle prestazioni.

Miglioramenti anche alle prestazioni

Come spesso accade nelle release di Nextcloud, molte novità non sono immediatamente visibili nell’interfaccia.

Hub 4 migliora fino al 20% alcune operazioni relative al caricamento dei mount delle cartelle e alla gestione dei container.

Le richieste alle OCS API possono risultare fino a tre volte più veloci. Particolarmente importante il lavoro effettuato su Talk, dove Nextcloud dichiara miglioramenti che in determinate operazioni arrivano fino al 99% nella riduzione di tempi di caricamento, carico del server e ritardi delle notifiche.

Nextcloud 26 aggiunge inoltre il supporto a PHP 8.2, facilitando l’utilizzo sulle distribuzioni Linux più recenti.

Cosa ci piace

È difficile indicare una sola caratteristica di Nextcloud Hub 4.

Probabilmente la novità più evidente è l’ingresso dell’intelligenza artificiale, ma ciò che troviamo più interessante è il modo in cui Nextcloud ha deciso di affrontarla.

Non esiste semplicemente un pulsante “AI”, ma esistono tecnologie diverse che possono essere utilizzate attraverso un’interfaccia comune, e l’amministratore può decidere quali abilitare ed alcune possono funzionare sulla propria infrastruttura, mentre altre utilizzano servizi esterni.

Il sistema di Ethical AI Rating prova almeno a rendere questa differenza comprensibile all’utente.

È un principio che riteniamo importante: la comodità di una nuova funzione non dovrebbe impedire di capire dove vengono inviati ed elaborati i propri dati.

Ma forse la vera novità strategica di Hub 4 è Nextcloud Tables.

Con Files, Talk, Office, Mail, Calendar e Contacts, Nextcloud dispone già degli strumenti necessari per gran parte del lavoro quotidiano.

Tables permette ora di iniziare a gestire anche quei piccoli processi aziendali che spesso finiscono dispersi tra fogli di calcolo, database e servizi online separati.

A questo aggiungiamo Notes, caselle email condivise, S/MIME, breakout rooms, registrazione delle chiamate e un’applicazione desktop per Talk.

Nextcloud Hub sta diventando sempre meno un insieme di applicazioni e sempre più un ambiente di lavoro integrato ed è probabilmente questo l’aspetto di Nextcloud 26 che ci piace di più.