Nextcloud 27 (Nextcloud Hub 5): le novità

L’intelligenza artificiale può rimanere sul proprio server

Nextcloud presenta Hub 5 come il proprio primo digital workspace con funzionalità AI self-hosted.

La distinzione è importante. Utilizzare una funzione basata sull’intelligenza artificiale non significa necessariamente inviare documenti, conversazioni o registrazioni a un servizio online di terze parti.

Con Hub 5 diverse funzioni possono essere eseguite direttamente sull’infrastruttura Nextcloud. Nextcloud

Tra queste troviamo:

• Smart Inbox in Mail;
• riconoscimento di volti e oggetti in Photos;
• generazione di immagini;
• traduzione attraverso Nextcloud Translate;
• dettatura e riconoscimento vocale;
• trascrizione delle videochiamate registrate;
• traduzione dei messaggi di Talk e dei documenti Text. 

Queste componenti sono opzionali e possono essere installate dall’App Store.

Rimane comunque possibile utilizzare anche servizi esterni come DeepL, ChatGPT o DALL-E attraverso le relative integrazioni, quindi non c’è una scelta imposta.

L’amministratore può decidere quali servizi utilizzare e, soprattutto, dove effettuare l’elaborazione.

Intelligenza artificiale: locale oppure esterna

Nextcloud Hub 4 arriva in un momento nel quale strumenti come ChatGPT stanno attirando un’enorme attenzione.

Nextcloud decide di integrarli, ma con un’impostazione piuttosto particolare. Alcune funzionalità possono essere eseguite direttamente sull’infrastruttura controllata dall’organizzazione, mentre altre possono utilizzare servizi esterni.

Tra gli esempi troviamo:

• traduzione eseguita localmente;
• riconoscimento vocale;
• generazione di immagini con Stable Diffusion eseguita on-premise;
• generazione di immagini tramite DALL-E;
• generazione di testo tramite tecnologie OpenAI;
• integrazione con DeepL.

È importante sottolineare la differenza: non tutte queste funzioni mantengono necessariamente i dati sul proprio server. Ed è proprio per rendere più evidente questa distinzione che Nextcloud introduce un sistema chiamato Ethical AI Rating: un’etichetta per capire cosa succede ai dati.

L’Ethical AI Rating cerca di classificare gli strumenti utilizzati sulla base della disponibilità di tre elementi:

• codice sorgente, modello e dati utilizzati per l’addestramento.

Lo scopo è permettere all’utente e all’amministratore di distinguere più facilmente tra tecnologie completamente aperte e controllabili e servizi nei quali parte dell’elaborazione dipende invece da soggetti esterni.

Nextcloud introduce un sistema di classificazione per rendere più trasparenti le caratteristiche delle tecnologie di intelligenza artificiale utilizzate. È probabilmente uno degli aspetti più interessanti dell’approccio adottato da Nextcloud.

L’intelligenza artificiale non viene trattata come una funzione che deve essere necessariamente attivata, né come un unico servizio centralizzato. L’amministratore può decidere quali componenti utilizzare e con quale architettura.

Files diventa sempre più uno spazio di lavoro

Una delle evoluzioni più interessanti di Nextcloud Hub riguarda il rapporto tra Circles e Group Folders.

• Un Circle permette agli utenti di creare e gestire autonomamente un gruppo di persone.
• Una Group Folder è invece una cartella appartenente al gruppo e non al singolo utente.

Con Hub 5 le Group Folders sono maggiormente integrate nell’interfaccia Files e diventano più facilmente accessibili anche dalle applicazioni mobili.

Associando una cartella di gruppo a un Circle diventa quindi possibile creare una sorta di workspace dedicato a un progetto o a un gruppo di lavoro.

Le Related Resources permettono poi di trovare rapidamente gli altri elementi condivisi con lo stesso gruppo: conversazioni Talk, board Deck, documenti e altre risorse.

È un approccio interessante perché evita che il progetto sia semplicemente una cartella piena di file. La cartella diventa il punto di accesso al contesto nel quale quei file vengono utilizzati.

Tag, automazioni e classificazione automatica dei documenti

Nextcloud 27 migliora molto anche l’utilizzo dei tag. I tag diventano visibili direttamente nella normale vista Files e possono essere utilizzati anche dalle applicazioni mobili.

Ma la parte più interessante è quello che può succedere dietro le quinte: un tag può infatti attivare delle automazioni.

Ad esempio si può:

• inviare un messaggio quando cambia un determinato documento;
• convertire automaticamente alcuni file in PDF;
• applicare restrizioni di accesso;
• inserire watermark;
• attivare altre regole definite dall’amministratore. 

Arriva inoltre Files Classification.

L’amministratore può definire determinate tipologie di informazioni sensibili – per esempio dati relativi a carte di credito o coordinate bancarie – e fare in modo che Nextcloud assegni automaticamente uno specifico tag ai file nei quali queste informazioni vengono rilevate.

A quel punto le normali regole di automazione e il File Access Control possono decidere come trattare quei documenti. 
Nextcloud aggiunge inoltre il supporto allo standard ICAP, utilizzato per integrare sistemi antivirus e soluzioni di Data Loss Prevention. 
Per gli ambienti aziendali questo è probabilmente uno degli aggiornamenti più interessanti di tutta la release.

Nextcloud Tables cresce rapidamente

Presentato appena pochi mesi fa, Nextcloud Tables riceve già un aggiornamento consistente.

L’interfaccia viene migliorata e arrivano:

• nuove modalità di selezione delle colonne;
• ordinamento;
• filtri;
• ricerca;
• campi rich text;
• importazione avanzata da CSV e XLS;
• accesso alle tabelle attraverso API.

Tables comincia così ad essere qualcosa di più di una semplice tabella online: può diventare uno strumento per gestire piccoli database aziendali e processi interni senza dover necessariamente ricorrere a servizi separati.

Inventario, elenco clienti, richieste interne, asset, registri, piccoli workflow: sono molti gli utilizzi nei quali una tabella strutturata può essere più adatta di un normale foglio di calcolo.

Nextcloud Talk: chat e riunioni diventano più naturali

Numerose anche le novità di Nextcloud Talk.

Nelle conversazioni compare finalmente l’indicazione che segnala quando un altro partecipante sta scrivendo.

I gruppi possono avere un proprio avatar e possono essere menzionati direttamente in una conversazione.

Con un provider di traduzione configurato è inoltre possibile tradurre direttamente i messaggi ricevuti. Nextcloud mette a disposizione anche una soluzione di traduzione eseguibile localmente sul server.

Le videochiamate introducono invece:

• sfondi virtuali personalizzati;
• reazioni tramite emoji durante le chiamate;
• trascrizione delle riunioni registrate.

Quest’ultima è probabilmente la novità più interessante.

Installando un provider Speech-to-Text, la registrazione di una riunione può essere automaticamente trasformata in testo. E anche in questo caso è possibile utilizzare una soluzione eseguita sulla propria infrastruttura, evitando di inviare la registrazione verso un servizio esterno.

Nextcloud Office: documenti sempre più integrati

Anche Nextcloud Office continua ad evolversi: è ora possibile menzionare direttamente un collega all’interno di un documento e notificargli quindi la presenza di un’informazione che lo riguarda.

Lo Smart Picker permette inoltre di inserire collegamenti agli utenti e ad altre risorse Nextcloud senza uscire dall’editor.

Arrivano poi veri e propri modelli di documento, disponibili template per lettere, curriculum, fatture, album fotografici e altre tipologie di contenuto.

Nextcloud Office introduce modelli pronti per diversi tipi di documento.

Per i documenti più complessi arriva una nuova barra di navigazione che utilizza titoli e oggetti per facilitare gli spostamenti all’interno del file. È inoltre possibile creare un collegamento diretto ad una specifica sezione del documento.

Completano le novità la Dark Mode, miglioramenti a Zotero e ulteriori interventi sulla compatibilità dei documenti. Nextcloud

Text traduce senza uscire da Nextcloud

Interessante anche l’integrazione tra Nextcloud Text e Nextcloud Translate. Una porzione di testo può essere tradotta direttamente all’interno dell’editor senza copiarla su un servizio esterno.

Utilizzando il provider locale, l’intera operazione può svolgersi sul server Nextcloud è una funzione apparentemente banale, ma rappresenta bene la logica di Hub 5.

La traduzione non viene aggiunta come un servizio separato al quale collegarsi ogni volta e diventa una capacità della piattaforma, disponibile nel punto in cui serve.

Notes cambia interfaccia

Dopo essere entrata ufficialmente nella piattaforma con Hub 4, Nextcloud Notes riceve una nuova interfaccia a tre colonne.

Le note vengono organizzate anche in funzione del mese di creazione e migliora la finestra delle impostazioni.

Rimangono disponibili gratuitamente le applicazioni mobili per Android e iOS. 
Anche Collectives migliora: è ora possibile allegare documenti alle pagine della knowledge base e visualizzarli direttamente dalla nuova barra laterale. Collectives aggiunge inoltre il supporto alla cifratura lato server.

Calendar crea automaticamente la stanza Talk

L’integrazione tra le applicazioni continua anche nel Calendar: Nextcloud dispone già della funzione Appointments, con la quale è possibile pubblicare una pagina dalla quale clienti o collaboratori possono prenotare un incontro scegliendo tra gli orari disponibili.

Con Hub 5 ogni appuntamento può ora generare automaticamente anche una stanza Nextcloud Talk e chi prenota riceve quindi direttamente il collegamento per partecipare alla videoconferenza.

Gli appuntamenti di Calendar possono generare automaticamente una stanza Nextcloud Talk.

È esattamente il genere di integrazione che rende interessante avere gli strumenti all’interno dello stesso ambiente.
Non dobbiamo prenotare la riunione con un servizio, creare la videoconferenza con un secondo e poi copiare manualmente il collegamento nel primo.

Una rubrica aziendale per tutta l’organizzazione

Contacts introduce il nuovo System Address Book. Nextcloud può creare automaticamente una voce per ogni utente dell’organizzazione utilizzando le informazioni presenti nel suo profilo: nome, indirizzo email, ruolo e responsabile.

La rubrica può essere amministrata centralmente mentre gli utenti dispongono normalmente di accesso in sola lettura: da queste informazioni Nextcloud è inoltre in grado di generare automaticamente l’organigramma aziendale.

Nextcloud Contacts può utilizzare gli utenti dell’organizzazione per costruire una rubrica aziendale centralizzata.

Calendar introduce anche i calendari delle festività, disponibili per numerosi Paesi; si tratta di una piccola funzione, ma decisamente comoda per le organizzazioni che lavorano con persone distribuite in nazioni differenti. Nextcloud

Anche Nextcloud Mail diventa più aziendale

Prosegue anche l’evoluzione di Nextcloud Mail.

Dopo il supporto S/MIME introdotto con Hub 4, la nuova versione permette di configurare più facilmente l’invio di messaggi per conto di un collega o di un team.

Arrivano inoltre:

• risposte automatiche migliorate;
• possibilità di minimizzare la finestra di composizione;
• cancellazione dalle newsletter con un solo clic;
• trasformazione di un’email in una scheda Deck o in un’attività. 

Quest’ultima funzione è particolarmente interessante in quanto un messaggio ricevuto non rimane necessariamente confinato nella posta elettronica: può diventare direttamente qualcosa da fare all’interno del sistema di gestione del lavoro.

Integrazione con gli ambienti Microsoft

Nextcloud Hub 5 rafforza inoltre la capacità di convivere con infrastrutture nelle quali sono già presenti prodotti Microsoft.

In collaborazione con Sendent vengono annunciati:

• una nuova integrazione Outlook con supporto anche per macOS e Outlook Web;
• un connettore Exchange per sincronizzare calendari e contatti;
• un’integrazione con Microsoft Teams per condividere file Nextcloud direttamente nelle conversazioni Teams.

È un aspetto che riteniamo importante. Adottare Nextcloud non deve necessariamente significare sostituire tutto in un solo giorno.

In molte organizzazioni può essere più sensato procedere progressivamente, facendo convivere strumenti differenti durante la transizione.

Nextcloud si apre anche agli sviluppatori

Hub 5 contiene novità importanti anche per chi sviluppa integrazioni.

La documentazione delle API viene progressivamente portata sul formato OpenAPI e viene introdotto OCS Viewer, uno strumento che consente di esplorare e provare direttamente le Open Collaboration Services API.
Nextcloud presenta inoltre toolkit per facilitare lo sviluppo di integrazioni utilizzando Rust, Python, TypeScript e Go.

È un segnale interessante.

Una piattaforma collaborativa diventa tanto più utile quanto più facilmente può essere collegata agli strumenti utilizzati dall’organizzazione.

Cosa ci piace

Con Hub 4 avevamo trovato particolarmente interessante il modo in cui Nextcloud aveva introdotto l’intelligenza artificiale senza trasformarla necessariamente in un servizio esterno obbligatorio. Hub 5, oggi,  rende quell’idea molto più concreta: traduzione, dettatura e trascrizione delle riunioni sono esempi molto semplici da capire e sono sono funzioni utili nel lavoro di tutti i giorni.

Ma sono anche funzioni che, per funzionare, devono elaborare informazioni aziendali potenzialmente riservate, quindi la possibilità di eseguirle direttamente sulla propria infrastruttura cambia quindi parecchio la questione. Non significa che tutto debba necessariamente essere eseguito localmente e Nextcloud continua infatti a permettere l’utilizzo parallelo di servizi esterni.

La differenza è poter scegliere.

Ma, paradossalmente, la funzione che ci sembra più interessante di Nextcloud 27 potrebbe non riguardare affatto l’AI, ma  la progressiva integrazione tra le diverse applicazioni

• Un appuntamento crea automaticamente una stanza Talk
• Un’email può diventare una scheda Deck.
• Un documento può menzionare direttamente un collega.
• Una Group Folder può diventare lo spazio operativo di un Circle.
• Files può classificare automaticamente un documento e applicare le regole previste dall’organizzazione.

È qui che comincia a diventare evidente la differenza tra avere molti servizi cloud e avere un unico ambiente di lavoro digitale.
Nextcloud Hub 5 continua decisamente in questa seconda direzione.