Nextcloud 30 (Nextcloud Hub 9): le novità

Una nuova interfaccia, più compatta

La prima differenza è visibile appena si accede a Nextcloud.

Hub 9 introduce una revisione generale dell’interfaccia con elementi più compatti, pulsanti e campi ridimensionati e un maggiore utilizzo dello spazio disponibile.

Cambiano anche diversi elementi grafici, con angoli più arrotondati e una maggiore uniformità tra le applicazioni. Arrivano inoltre nuovi sfondi dinamici, capaci di adattarsi automaticamente alla modalità chiara o scura dell’interfaccia.

Non è una rivoluzione, ma considerando quanto Nextcloud Hub sia cresciuto negli ultimi anni è probabilmente un intervento necessario: continuare ad aggiungere funzioni senza rendere più ordinata l’interfaccia rischierebbe inevitabilmente di renderla sempre più complessa.

La federazione arriva anche alle videochiamate

Questa è probabilmente una delle novità più importanti di Nextcloud Hub 9.

Nextcloud permette da tempo di condividere file tra server differenti. Con Hub 8 erano arrivate anche le conversazioni federate di Talk. Ora la federazione si estende anche alle chiamate audio e video.

Significa che un utente appartenente a un server Nextcloud può partecipare a una conversazione e a una videoconferenza ospitata su un’altra istanza utilizzando il proprio Federated Cloud ID.

Non è necessario creare un nuovo account sul server dell’altra organizzazione, non è necessario neppure utilizzare necessariamente un collegamento pubblico.

L’utente continua ad entrare attraverso il proprio ambiente Nextcloud.  È un concetto interessante perché ribalta uno dei principi sui quali si basano molti servizi cloud, dove normalmente, per collaborare, tutti devono entrare nella piattaforma dello stesso fornitore.

Con la federazione Nextcloud prova invece ad applicare alla collaborazione un modello più simile a quello della posta elettronica: organizzazioni diverse possono utilizzare server differenti e continuare comunque a comunicare tra loro.

La tecnologia si basa su Open Cloud Mesh, standard aperto sviluppato nell’ambito dell’ecosistema europeo della ricerca e dell’istruzione.

Dal punto di vista tecnico c’è però un requisito importante: le chiamate federate di Talk richiedono il High Performance Backend con supporto alla federazione su entrambe le istanze coinvolte.

Arriva Nextcloud Flow

L’altra grande novità di Hub 9 si chiama Nextcloud Flow.

Nextcloud dispone già da tempo di semplici meccanismi di workflow, ma con questa release l’automazione diventa molto più ambiziosa. Il nuovo sistema integra Windmill, piattaforma open source dedicata all’automazione dei processi, con le applicazioni e le API di Nextcloud.

Un processo può quindi partire da un evento e concatenare una serie di operazioni.

Possiamo immaginare, ad esempio, una richiesta di rimborso.

• Un dipendente compila un modulo.
• I dati vengono salvati in Tables.
• Il responsabile riceve una richiesta di approvazione.
• Dopo l’approvazione viene generato un documento PDF.
• Il documento viene archiviato e successivamente inviato tramite email.
• Oppure Flow può ricevere un allegato da Mail, estrarne delle informazioni, inserirle in una tabella e attivare un processo esterno. 

Il punto interessante è che Flow può utilizzare direttamente Files, Mail, Tables, Office, notifiche e servizi esterni.
Nextcloud non diventa quindi soltanto il posto nel quale si trovano i documenti.
Può diventare anche il sistema che coordina ciò che deve accadere attorno a quei documenti.

Una lavagna collaborativa dentro Nextcloud

Hub 9 introduce inoltre Nextcloud Whiteboard. Si tratta di una lavagna digitale con canvas virtualmente illimitato sulla quale più utenti possono lavorare contemporaneamente.

È possibile inserire testo, disegni a mano libera, forme, frecce, immagini e altri elementi per realizzare diagrammi, schemi, mappe concettuali e brainstorming.

La cosa più interessante è naturalmente l’integrazione con Nextcloud Talk: durante una videoconferenza può essere aperta una Whiteboard e i partecipanti possono utilizzarla contemporaneamente per rappresentare graficamente ciò che stanno discutendo.

Una volta terminato il lavoro, la lavagna può essere condivisa come qualsiasi altro file Nextcloud ed esportata anche come immagine.

È una di quelle funzioni che sembrano accessorie fino a quando non ci si trova a fare una riunione nella quale bisogna spiegare un processo, disegnare uno schema o organizzare le idee di un gruppo.

Nextcloud Assistant diventa una vera chat

Continua naturalmente anche lo sviluppo di Nextcloud Assistant.

La novità principale di Hub 9 è una vera interfaccia conversazionale.
Invece di eseguire semplicemente una singola operazione – riassumi, traduci, riscrivi – è possibile mantenere una conversazione con l’Assistant, che conserva il contesto dei messaggi precedenti.

Nextcloud Assistant introduce un’interfaccia di chat. Continua naturalmente ad essere possibile utilizzare modelli eseguiti sulla propria infrastruttura oppure configurare altri provider.

Migliora anche la traduzione: Nextcloud dichiara il supporto a centinaia di lingue e permette di eseguire il relativo servizio come External App su un server separato, utilizzando CPU oppure GPU.

Anche Analytics può ora essere interrogato attraverso Context Chat. L’Assistant non deve quindi limitarsi necessariamente ai documenti: può iniziare a rispondere anche utilizzando dati strutturati presenti nella piattaforma.

Files introduce le richieste di documenti

Molto interessante la nuova funzione File Request.

Supponiamo di dover raccogliere documenti da clienti, fornitori o collaboratori; in questi contesti possiamo creare una richiesta indicando:

• cartella di destinazione,
• descrizione,
• eventuale password e data di scadenza.

Il destinatario riceve il collegamento e può caricare i propri documenti indicando il proprio nome.

L’amministratore può successivamente controllare e chiudere le richieste ancora attive.

È una versione decisamente più strutturata del semplice “File Drop”.

Nextcloud può inoltre inviare una notifica quando qualcuno carica il documento richiesto oppure scarica un file precedentemente condiviso.

Files introduce anche nuovi filtri. È possibile restringere rapidamente la visualizzazione in base a tipo di file, data di modifica e persone.
Per chi lavora con strutture molto grandi arriva inoltre finalmente una classica vista ad albero delle cartelle nella barra laterale.

Office: moduli e documenti generati automaticamente

Interessante anche la direzione intrapresa da Nextcloud Office. Hub 9 introduce il supporto a template contenenti moduli.

L’utente compila una semplice interfaccia e Nextcloud utilizza le informazioni inserite per generare automaticamente il documento corrispondente.

Possiamo pensare a:

• timesheet,
• report,
• preventivi,
• moduli interni,
• lettere standard oppure documenti amministrativi.

Ma la parte ancora più interessante è l’API.

Un’applicazione o un processo Flow può prendere informazioni da un database o da Tables e utilizzarle per compilare automaticamente un template Office.

Diventa quindi possibile generare in automatico documenti e PDF partendo dai dati aziendali.

È un passaggio importante, perché Office smette progressivamente di essere soltanto un editor e diventa anche uno strumento utilizzabile all’interno dei processi.

Migliora anche la compatibilità documentale

Nextcloud Office introduce inoltre nuove funzioni compatibili con Excel, tra cui FILTER, SORT e SORTBY, e migliora la compatibilità con i font metricamente equivalenti a quelli Microsoft.

Viene migliorato anche il supporto allo standard ISO/IEC 29500.
Interessante inoltre il lavoro sulla sicurezza dei documenti ODF, con un nuovo sistema di cifratura che utilizza Argon2id per la derivazione delle chiavi.

Anche i container di Office possono ora essere eseguiti in modalità rootless utilizzando i Linux Namespaces.

Tables continua a diventare una piattaforma no-code

Nextcloud Tables aggiunge un nuovo tipo di campo dedicato a utenti e gruppi.

Una riga può quindi rappresentare, ad esempio, un’attività e contenere direttamente la persona o il team al quale è assegnata.

Arriva inoltre la possibilità di esportare lo schema di una tabella. La struttura può essere importata successivamente per creare una nuova tabella identica ma priva dei dati originali.
È praticamente un sistema di template.

Un’organizzazione può quindi progettare una piccola applicazione in Tables e replicarne la struttura in altri reparti o perfino presso altre organizzazioni.
È un altro piccolo passo nella trasformazione di Tables da semplice archivio di dati strutturati a vero strumento per costruire processi aziendali.

Talk migliora moderazione e utilizzo mobile

Oltre alle chiamate federate, Nextcloud Talk riceve numerosi miglioramenti.

I moderatori possono ora espellere e bloccare utenti o ospiti che disturbano una conversazione pubblica o un evento.

Su Android è invece possibile consultare le conversazioni già caricate anche quando il dispositivo è offline. Talk permette inoltre di scegliere un secondo dispositivo audio per le notifiche delle chiamate in arrivo.

Possiamo quindi utilizzare le cuffie per la chiamata e, contemporaneamente, far squillare anche gli altoparlanti del computer in modo da non perdere una telefonata quando ci allontaniamo dalla scrivania.

Lo Smart Picker diventa più facilmente raggiungibile anche dal menu degli allegati.

Mail prova a ricordarci a chi dobbiamo rispondere

Interessante anche l’utilizzo dell’intelligenza artificiale in Nextcloud Mail.

L’Assistant può analizzare un messaggio e determinare se il mittente sembra aspettarsi una risposta.

In questo caso la conversazione può essere inserita automaticamente nella sezione Follow up.

È una funzione semplice ma decisamente intelligente. Uno dei problemi della posta elettronica non consiste infatti soltanto nel numero di messaggi ricevuti. Consiste nel ricordarsi quali richiedono ancora un’azione da parte nostra.

Mail introduce inoltre nuovi filtri avanzati basati su mittente, oggetto e tag.

Particolarmente interessante è il fatto che i filtri vengono installati come regole Sieve sul server IMAP: continuano quindi a funzionare indipendentemente dal client utilizzato per leggere la posta.

Più attenzione anche al phishing

Nextcloud Mail introduce inoltre strumenti per segnalare messaggi che presentano caratteristiche riconducibili a phishing o impersonificazione.

L’utente riceve un avviso quando il sistema individua collegamenti o altri elementi potenzialmente sospetti.

Viene migliorata anche l’integrazione con Mailvelope per chi desidera utilizzare cifratura PGP end-to-end.

Calendar: anche le sale hanno una disponibilità

Anche Nextcloud Calendar continua a diventare più adatto agli ambienti aziendali. Quando si pianifica un appuntamento è possibile verificare la disponibilità non soltanto delle persone, ma anche di sale e altre risorse.

Questo permette, ad esempio, di sapere immediatamente se una sala riunioni è disponibile nell’orario desiderato.

Calendar permette di verificare la disponibilità delle sale e delle risorse.

Le conversazioni Talk possono inoltre mostrare i prossimi eventi programmati, mentre ogni calendario può essere configurato per indicare se gli appuntamenti debbano rendere l’utente automaticamente “occupato” oppure no.

Un sostituto automatico quando siamo assenti

La funzione Out of Office, introdotta nelle release precedenti, diventa ancora più interessante.

Quando impostiamo un’assenza possiamo ora indicare anche la persona che ci sostituirà. Il nome del sostituto viene mostrato nelle altre applicazioni Nextcloud, come Talk, Mail e Calendar. Nextcloud

È un’altra piccola funzione che dimostra il vantaggio di avere identità, calendario, comunicazioni e collaborazione nello stesso ambiente.

Più sicurezza e controllo amministrativo

Hub 9 introduce anche diversi strumenti destinati agli amministratori: è possibile proteggere ulteriormente l’autenticazione passwordless attraverso un PIN associato alla chiave di sicurezza.

Le funzioni amministrative possono inoltre essere limitate agli accessi provenienti da indirizzi IP interni o autorizzati.

Diventa possibile delegare la gestione degli utenti senza assegnare necessariamente tutti i privilegi amministrativi e utilizzare contemporaneamente cifratura end-to-end e cifratura lato server. 

Sono miglioramenti che interessano soprattutto installazioni aziendali nelle quali è necessario separare in maniera più precisa ruoli e responsabilità.

Prestazioni: applicazioni fino a cinque volte più leggere

Anche sotto il cofano il lavoro è notevole: Nextcloud passa a Vite per la compilazione dei componenti JavaScript.
Secondo Nextcloud, alcune applicazioni diventano fino a cinque volte più piccole, riducendo quindi quantità di dati da trasferire e tempi di caricamento.

Anche Nextcloud Text può ora utilizzare l’High Performance Backend, riducendo il carico sul server e velocizzando la sincronizzazione durante la modifica collaborativa.

Continua inoltre il lavoro sul database sharding e viene introdotto un sistema che consente di utilizzare un numero molto maggiore di nodi di sola lettura attraverso replica asincrona.

Nextcloud dichiara che l’insieme di queste tecnologie può permettere a un singolo cluster di supportare fino a dieci volte più utenti rispetto all’architettura precedente. 

Anche Android introduce la sincronizzazione bidirezionale

Il client Android introduce infine la sincronizzazione bidirezionale delle cartelle.

Un file creato o modificato sul telefono può essere automaticamente sincronizzato con Nextcloud e viceversa. Al momento la funzione riguarda le cartelle interne create nell’applicazione. 

Migliorano anche i client Windows e iOS dal punto di vista dell’interfaccia e il client desktop introduce differenti canali di aggiornamento, compresi Daily ed Enterprise. 

Cosa ci piace

Questa volta scegliamo due funzioni: Federation e Flow, per motivi completamente diversi.

La federazione è probabilmente una delle idee più importanti alla base di Nextcloud: se due aziende utilizzano servizi centralizzati dello stesso fornitore, collaborare è relativamente semplice.

Ma questo avviene perché entrambe hanno consegnato utenti, informazioni e strumenti allo stesso soggetto. La federazione prova ad ottenere lo stesso risultato partendo dall’idea opposta: ognuno mantiene il proprio ambiente, ma gli ambienti possono parlarsi.

1. Prima i file.
2. Poi le chat.
3. Ora anche le videoconferenze.

È una differenza architetturale molto più importante di quanto possa sembrare.

Nextcloud Flow affronta invece un problema completamente diverso.

• Finora Nextcloud Hub ha integrato sempre più strumenti: Files, Talk, Office, Mail, Calendar, Forms, Tables, Deck.
• Con Flow queste applicazioni possono cominciare non soltanto a condividere informazioni, ma anche a partecipare allo stesso processo.
• Un modulo genera dati, i dati richiedono un’approvazione, l’approvazione genera un documento, il documento viene archiviato, il risultato viene comunicato.

E tutto questo può avvenire nello stesso ambiente.
Con Hub 9, quindi, Nextcloud non aggiunge semplicemente altre applicazioni.
Comincia a mettere insieme tre concetti molto più ambiziosi:
collaborazione, decentralizzazione e automazione.
Ed è probabilmente questo il salto più interessante introdotto da Nextcloud 30.