Nextcloud in uno studio legale: documenti, riunioni e organizzazione in un unico ambiente

Il problema iniziale: rendere i documenti disponibili ovunque

Il primo obiettivo era relativamente semplice: “cloudificare” la documentazione dello studio.

Gli avvocati avevano bisogno di accedere ai documenti sia dall’ufficio sia durante l’attività svolta all’esterno, evitando di dipendere dal computer sul quale un determinato file era stato salvato. Nextcloud Files ha quindi rappresentato il punto di partenza.

La documentazione dello studio è stata organizzata in cartelle condivise, accessibili agli utenti autorizzati attraverso computer, browser e dispositivi mobili.

In questo modo il documento non deve più essere cercato tra allegati email, copie locali o cartelle distribuite su computer differenti.

Esiste un unico ambiente nel quale trovare la versione aggiornata del file.

La condivisione può inoltre essere gestita in maniera selettiva, stabilendo chi può accedere ai diversi contenuti e con quali permessi.Un’esigenza particolarmente importante quando si lavora con documentazione riservata.

Dal semplice cloud ad un ambiente di lavoro

Come spesso accade, però, una volta risolto il problema iniziale emergono nuove possibilità e Nextcloud non è rimasto soltanto il luogo nel quale conservare i documenti.

Progressivamente è diventato l’ambiente digitale dello studio.

Uno dei primi strumenti ad essere adottati è stato Nextcloud Talk.

Le riunioni dello studio con Talk

Le videoconferenze tra i componenti dello studio vengono oggi organizzate attraverso Talk e conseguentemente lo stesso strumento viene utilizzato anche per alcuni incontri con i Clienti.

Questo ha permesso di evitare la proliferazione di piattaforme differenti per riunioni, messaggistica e condivisione dei collegamenti.

Un aspetto particolarmente apprezzato è l’integrazione tra Talk e Calendar.

Una riunione può essere inserita nel calendario e associata direttamente ad una conversazione o ad una videochiamata, rendendo molto più naturale il passaggio tra organizzazione dell’appuntamento e svolgimento effettivo della riunione.

C’è poi un vantaggio apparentemente banale, ma che nell’utilizzo quotidiano si è rivelato importante: le riunioni non sono legate a limiti artificiali di durata. Con altre piattaforme utilizzate in precedenza, alcune videoconferenze dovevano essere interrotte o riavviate al raggiungimento del limite previsto dal servizio.

Con Talk questo problema semplicemente non esiste perchè una riunione dura quanto deve durare.

Calendari condivisi: sapere chi fa cosa e quando

Un’altra funzione diventata rapidamente importante è quella dei calendari condivisi.

Gli appuntamenti possono essere organizzati in calendari personali o comuni allo studio, permettendo ai diversi professionisti di avere una visione immediata degli impegni. Riunioni interne, appuntamenti con i clienti, attività dello studio ed altre scadenze organizzative possono così essere gestite nello stesso ambiente.

Anche in questo caso il vantaggio non deriva necessariamente dall’introduzione di una funzione particolarmente sofisticata, ma deriva piuttosto dall’eliminazione della frammentazione.

Documenti, appuntamenti e comunicazioni iniziano a vivere nello stesso sistema.

L’integrazione con l’ecosistema Apple

Nel caso di questo studio, molti dei computer e quasi tutti gli smartphone utilizzati sono Apple.

Questo ha reso particolarmente semplice integrare Nextcloud con gli strumenti già presenti sui dispositivi, senza costringere gli utenti a cambiare applicazioni o modalità di lavoro.

Attraverso i protocolli standard WebDAV, CalDAV e CardDAV, documenti, calendari e rubriche possono essere collegati direttamente alle applicazioni native di macOS, iPhone e iPad.

• In pratica, gli utenti possono continuare ad utilizzare gli strumenti che conoscono già.
• I calendari Nextcloud possono essere consultati e modificati attraverso Calendar di Apple.
• Le rubriche possono essere sincronizzate con Contatti.
• I documenti possono essere raggiunti dai dispositivi senza trasformare ogni operazione in un passaggio obbligato attraverso il browser.

È un dettaglio tecnico, ma con una conseguenza pratica molto importante: la piattaforma si inserisce nel modo di lavorare esistente, invece di chiedere alle persone di adattarsi alla piattaforma.

Questo riduce notevolmente la barriera all’adozione.

Per uno studio professionale di piccole dimensioni, spesso è proprio questo a fare la differenza tra uno strumento che viene teoricamente introdotto e uno strumento che viene realmente utilizzato ogni giorno.

Riservatezza e autenticazione forte

Per uno studio legale, tuttavia, la facilità di accesso deve necessariamente convivere con un’altra esigenza: la riservatezza. La documentazione gestita può contenere informazioni personali, atti, corrispondenza, strategie difensive e materiali che non devono essere accessibili a soggetti non autorizzati.

Per questo motivo l’accesso alla piattaforma è stato rafforzato attraverso autenticazione a più fattori, utilizzando anche dispositivi fisici compatibili con lo standard FIDO2.

La logica è semplice: conoscere una password non deve essere sufficiente per accedere ai dati dello studio.

L’autenticazione richiede anche la disponibilità del dispositivo fisico associato all’utente: questo aggiunge un ulteriore livello di protezione senza introdurre procedure particolarmente complesse nell’utilizzo quotidiano.

Ed è proprio questo equilibrio ad essere importante. La sicurezza non deve trasformarsi in un ostacolo che gli utenti cercano continuamente di aggirare, deve diventare parte naturale del modo di lavorare.

In un ambiente professionale nel quale la riservatezza è un requisito essenziale, poter combinare controllo dell’infrastruttura, gestione degli accessi e autenticazione forte rappresenta quindi uno degli aspetti più rilevanti dell’intero progetto.

Deck per organizzare il lavoro

Per alcune attività viene utilizzato anche Nextcloud Deck.

Deck consente di organizzare attività e progetti attraverso semplici bacheche composte da schede. È uno strumento particolarmente utile perché non obbliga lo studio ad adottare immediatamente sistemi complessi di project management.

Una bacheca può rappresentare un’attività interna, una pratica, un progetto oppure semplicemente un insieme di cose da fare. Le schede possono essere assegnate, spostate tra diverse fasi di lavorazione e arricchite progressivamente con le informazioni necessarie.

Lo Smart Picker: collegare le informazioni

Uno degli elementi più interessanti dell’ecosistema Nextcloud è la possibilità di creare collegamenti tra le diverse informazioni.

Attraverso lo Smart Picker, ad esempio, all’interno delle attività o delle conversazioni possono essere richiamati altri elementi presenti nella piattaforma. Un’attività non deve quindi necessariamente contenere tutte le informazioni; può semplicemente collegare il documento, la cartella, la conversazione o l’elemento necessario per svolgerla.

Questo modifica progressivamente il modo nel quale viene utilizzato il sistema.

Non si tratta più semplicemente di avere tanti strumenti disponibili, ma di fare in modo che gli strumenti inizino a lavorare insieme.

La semplicità viene prima della complessità

Uno studio composto da poche persone non ha necessariamente bisogno di un software gestionale enorme.

Spesso ha bisogno esattamente del contrario.Ha bisogno di un ambiente sufficientemente semplice da essere utilizzato da tutti, ma abbastanza flessibile da poter crescere quando aumentano le esigenze e le competenze delle persone che lo utilizzano.

È uno degli aspetti che abbiamo trovato più interessanti nell’utilizzo di Nextcloud.

Si può partire da una necessità estremamente concreta: rendere disponibili i documenti dello studio.

Successivamente si può aggiungere Talk, poi i calendari condivisi, poi Deck e continuare collegando progressivamente questi elementi tra loro.

E, dove possibile, integrare tutto questo direttamente con gli strumenti già presenti sui dispositivi degli utenti.

Non è necessario progettare fin dall’inizio un enorme sistema informativo perchè l‘ambiente può evolvere insieme all’organizzazione.

Un unico luogo per il lavoro digitale dello studio

Il risultato finale non è semplicemente un archivio cloud.

È un ambiente nel quale convivono:

• documenti e cartelle condivise;
• videoconferenze e conversazioni;
• calendari personali e condivisi;
• rubriche sincronizzate;
• attività organizzate attraverso Deck;
• collegamenti tra documenti, comunicazioni e attività;
• integrazione con computer e dispositivi mobili attraverso protocolli standard;
• autenticazione forte attraverso MFA e dispositivi fisici FIDO2.

Tutto questo mantenendo i dati all’interno di un’infrastruttura controllata dallo studio, ed è probabilmente questo il cambiamento più significativo.

All’inizio Nextcloud serviva per accedere ai documenti, e con il tempo è diventato il luogo nel quale una parte sempre maggiore del lavoro dello studio viene organizzata.

Non perché qualcuno abbia deciso a tavolino di costruire una piattaforma complessa.

Ma perché, una funzione alla volta, il sistema è cresciuto insieme alle esigenze delle persone che lo utilizzano.

La federazione arriva anche alle videochiamate

Questa è probabilmente una delle novità più importanti di Nextcloud Hub 9.

Nextcloud permette da tempo di condividere file tra server differenti. Con Hub 8 erano arrivate anche le conversazioni federate di Talk. Ora la federazione si estende anche alle chiamate audio e video.

Significa che un utente appartenente a un server Nextcloud può partecipare a una conversazione e a una videoconferenza ospitata su un’altra istanza utilizzando il proprio Federated Cloud ID.

Non è necessario creare un nuovo account sul server dell’altra organizzazione, non è necessario neppure utilizzare necessariamente un collegamento pubblico.

L’utente continua ad entrare attraverso il proprio ambiente Nextcloud.  È un concetto interessante perché ribalta uno dei principi sui quali si basano molti servizi cloud, dove normalmente, per collaborare, tutti devono entrare nella piattaforma dello stesso fornitore.

Con la federazione Nextcloud prova invece ad applicare alla collaborazione un modello più simile a quello della posta elettronica: organizzazioni diverse possono utilizzare server differenti e continuare comunque a comunicare tra loro.

La tecnologia si basa su Open Cloud Mesh, standard aperto sviluppato nell’ambito dell’ecosistema europeo della ricerca e dell’istruzione.

Dal punto di vista tecnico c’è però un requisito importante: le chiamate federate di Talk richiedono il High Performance Backend con supporto alla federazione su entrambe le istanze coinvolte.

Arriva Nextcloud Flow

L’altra grande novità di Hub 9 si chiama Nextcloud Flow.

Nextcloud dispone già da tempo di semplici meccanismi di workflow, ma con questa release l’automazione diventa molto più ambiziosa. Il nuovo sistema integra Windmill, piattaforma open source dedicata all’automazione dei processi, con le applicazioni e le API di Nextcloud.

Un processo può quindi partire da un evento e concatenare una serie di operazioni.

Possiamo immaginare, ad esempio, una richiesta di rimborso.

• Un dipendente compila un modulo.
• I dati vengono salvati in Tables.
• Il responsabile riceve una richiesta di approvazione.
• Dopo l’approvazione viene generato un documento PDF.
• Il documento viene archiviato e successivamente inviato tramite email.
• Oppure Flow può ricevere un allegato da Mail, estrarne delle informazioni, inserirle in una tabella e attivare un processo esterno. 

Il punto interessante è che Flow può utilizzare direttamente Files, Mail, Tables, Office, notifiche e servizi esterni.
Nextcloud non diventa quindi soltanto il posto nel quale si trovano i documenti.
Può diventare anche il sistema che coordina ciò che deve accadere attorno a quei documenti.

Una lavagna collaborativa dentro Nextcloud

Hub 9 introduce inoltre Nextcloud Whiteboard. Si tratta di una lavagna digitale con canvas virtualmente illimitato sulla quale più utenti possono lavorare contemporaneamente.

È possibile inserire testo, disegni a mano libera, forme, frecce, immagini e altri elementi per realizzare diagrammi, schemi, mappe concettuali e brainstorming.

La cosa più interessante è naturalmente l’integrazione con Nextcloud Talk: durante una videoconferenza può essere aperta una Whiteboard e i partecipanti possono utilizzarla contemporaneamente per rappresentare graficamente ciò che stanno discutendo.

Una volta terminato il lavoro, la lavagna può essere condivisa come qualsiasi altro file Nextcloud ed esportata anche come immagine.

È una di quelle funzioni che sembrano accessorie fino a quando non ci si trova a fare una riunione nella quale bisogna spiegare un processo, disegnare uno schema o organizzare le idee di un gruppo.

Nextcloud Assistant diventa una vera chat

Continua naturalmente anche lo sviluppo di Nextcloud Assistant.

La novità principale di Hub 9 è una vera interfaccia conversazionale.
Invece di eseguire semplicemente una singola operazione – riassumi, traduci, riscrivi – è possibile mantenere una conversazione con l’Assistant, che conserva il contesto dei messaggi precedenti.

Nextcloud Assistant introduce un’interfaccia di chat. Continua naturalmente ad essere possibile utilizzare modelli eseguiti sulla propria infrastruttura oppure configurare altri provider.

Migliora anche la traduzione: Nextcloud dichiara il supporto a centinaia di lingue e permette di eseguire il relativo servizio come External App su un server separato, utilizzando CPU oppure GPU.

Anche Analytics può ora essere interrogato attraverso Context Chat. L’Assistant non deve quindi limitarsi necessariamente ai documenti: può iniziare a rispondere anche utilizzando dati strutturati presenti nella piattaforma.