Nextcloud per il ristorante: un ambiente semplice che cresce insieme alle persone
Quando si parla di digitalizzazione aziendale si tende spesso a pensare che la soluzione debba essere sofisticata. In questo caso è stato esattamente il contrario.
Il ristorante è una struttura piccola, con circa otto persone coinvolte nelle attività direzionali, operative e di marketing. Non avevamo bisogno di introdurre un sistema complesso, né di aggiungere ulteriori strumenti a quelli già utilizzati.
Avevamo bisogno soprattutto di ridurre la frammentazione, non ci serviva un sistema più sofisticato. Ci serviva un ambiente semplice, adattabile e capace di evolvere insieme alle competenze delle persone.
È da questa esigenza che è nato l’utilizzo di Nextcloud come ambiente digitale centrale del ristorante.
Il problema: troppi strumenti per attività molto semplici
In una piccola organizzazione il rischio principale non è quasi mai la mancanza di strumenti.
È l’opposto; i documenti possono trovarsi in una cartella condivisa, le riunioni su una piattaforma di videoconferenza, i task su un’altra applicazione, i dati in qualche foglio elettronico, i contatti nella posta elettronica e i report in un altro servizio ancora.
Presi singolarmente, tutti questi strumenti funzionano.
Il problema nasce quando devono essere utilizzati insieme da persone con livelli di competenza digitale differenti.
A quel punto anche attività molto semplici iniziano a diventare inutilmente complicate.
- Dove si trova l’ultima versione del menu?
- Chi doveva occuparsi di una determinata attività?
- Dove abbiamo registrato quel dato?
- Chi ha il file aggiornato?
- Dove si trova il materiale della campagna?
La digitalizzazione dovrebbe ridurre questo tipo di problemi, non aumentarli.
La soluzione: un unico ambiente operativo
Abbiamo quindi scelto di utilizzare Nextcloud non semplicemente come spazio per archiviare file, ma come ambiente operativo condiviso.
L’obiettivo non era utilizzare tutte le funzioni disponibili. Era esattamente il contrario: utilizzare soltanto quelle necessarie, aggiungendone progressivamente altre quando diventavano realmente utili. Questo è probabilmente uno degli aspetti più interessanti di Nextcloud per una piccola organizzazione.
Si può partire da una funzione molto semplice, come la condivisione dei documenti, e costruire gradualmente un ambiente di lavoro più completo senza cambiare continuamente piattaforma.
Le persone imparano prima a utilizzare ciò che serve davvero, poi, quando aumenta la familiarità con lo strumento, è possibile introdurre nuove funzioni. La tecnologia cresce insieme all’organizzazione e alle competenze delle persone.
Files: documenti sempre nello stesso posto
Il primo utilizzo è naturalmente quello dei file. Il ristorante condivide documenti, fotografie, menu, materiali grafici e altri contenuti con il team direzionale e marketing.
Allo stesso tempo l’agenzia di comunicazione utilizza lo stesso ambiente per mettere a disposizione del team operativo materiali, fotografie, contenuti e documenti destinati alle diverse attività.
Questo elimina una quantità sorprendente di piccoli problemi e aiuta ad acquisire competenze nell’uso di un solo strumento informatico non-dispersivo
Non ci sono più file sparsi tra allegati email, servizi temporanei di trasferimento, computer personali o cartelle condivise difficili da ricostruire. Esiste un posto preciso dove cercare le informazioni, e soprattutto esiste una struttura comune che rimane patrimonio dell’organizzazione.
Talk: le riunioni restano dentro lo stesso ambiente
Le riunioni aziendali vengono svolte utilizzando Nextcloud Talk. Anche in questo caso il vantaggio non è semplicemente quello di avere uno strumento per videoconferenze.
Il vantaggio è che la riunione avviene nello stesso ambiente nel quale si trovano già utenti, documenti e attività.
Per un piccolo gruppo questo significa soprattutto una cosa: meno piattaforme da conoscere. Non è necessario introdurre un ulteriore account, un ulteriore sistema di accesso o un ulteriore ambiente da ricordare.
Deck: dalle decisioni alle attività
Le riunioni hanno senso soltanto se le decisioni prese diventano attività operative.
Per questo utilizziamo Nextcloud Deck.
Le attività vengono organizzate attraverso apposite lavagne, suddivise per progetto o per area di lavoro. Una nuova campagna, una modifica alla carta, la preparazione di materiale promozionale o qualsiasi altra attività può essere trasformata in un task visibile e assegnabile.
Il vantaggio è soprattutto organizzativo, perchè non è necessario introdurre sistemi complessi di project management.
Per otto persone è sufficiente sapere con chiarezza:
- cosa deve essere fatto;
- chi deve farlo;
- a che punto si trova l’attività.
La semplicità, in questo caso, è un vantaggio.
Tables: dalle tabelle alle micro-applicazioni
Uno degli strumenti che si è rivelato più interessante è Nextcloud Tables.
Nel ristorante, ad esempio, vengono lasciate sui tavoli delle cartoline attraverso le quali i clienti possono fornire un feedback sulla propria esperienza. Queste informazioni vengono successivamente inserite in una tabella strutturata.
Il punto importante non è soltanto quello di avere un archivio digitale.
Tables permette di raccogliere le informazioni secondo una struttura definita, mantenendo i dati normalizzati e coerenti e questo rende molto più semplice utilizzarli successivamente.
Ma abbiamo scoperto rapidamente anche un’altra caratteristica interessante: Tables può diventare una sorta di strumento per costruire piccole applicazioni interne di raccolta dati.
Non stiamo parlando di software complessi, ma di strumenti molto semplici che permettono alle persone di inserire sempre le stesse informazioni nello stesso modo.
Un esempio concreto è l’applicazione che abbiamo costruito per registrare, per ciascun turno, il numero delle presenze e gli incassi.
L’operatore deve semplicemente inserire alcuni dati, ma dietro quella semplice operazione, però, stiamo costruendo nel tempo una base informativa ordinata e coerente.
Per una piccola organizzazione questo approccio è particolarmente interessante: molte esigenze interne non richiedono un vero software gestionale, ma solo un modo semplice per raccogliere correttamente i dati.
Analytics: i dati iniziano a raccontare qualcosa
Una volta che i dati vengono raccolti correttamente, diventa possibile analizzarli.
Grazie all’integrazione tra Nextcloud Tables e Analytics, abbiamo potuto creare report, grafici e dashboard utilizzando le informazioni già presenti nel sistema.
- I dati relativi ai turni possono essere confrontati nel tempo.
- I feedback dei clienti possono essere aggregati.
- Le informazioni raccolte possono diventare indicatori utili per comprendere meglio l’andamento dell’attività.
In questo modo il dato smette di essere semplicemente qualcosa da archiviare e diventa una base per prendere decisioni operative.
Ed è interessante osservare come questa evoluzione sia avvenuta in maniera naturale.
- Prima abbiamo iniziato a raccogliere meglio i dati.
- Poi abbiamo iniziato a leggerli.
Successivamente abbiamo iniziato a utilizzarli per decidere cosa fare.
Dai feedback alla newsletter
La raccolta sistematica dei feedback ha avuto anche un altro effetto positivo.
Disporre di una base dati più ordinata permette infatti di integrare progressivamente anche le informazioni utilizzate per le attività di marketing e comunicazione.
Questo ci ha aiutato a rendere più ordinata anche la gestione delle anagrafiche utilizzate per la newsletter e a raggiungere un obiettivo semplice, ma importante: riuscire finalmente a organizzare un invio mensile con maggiore continuità. Naturalmente la gestione dei contatti avviene sempre nel rispetto delle basi giuridiche e dei consensi necessari.
Dal punto di vista organizzativo, però, il vantaggio è evidente: un’informazione raccolta durante l’attività del ristorante non rimane isolata, ma può diventare parte di un processo più ampio.
Mail e Contacts: anche la posta entra nel flusso
L’utilizzo della webmail integrata e dei contatti completa ulteriormente questo ambiente, in quanto la posta elettronica non è (e non deve essere) separata dal resto dell’attività.
Quando dobbiamo inviare un menu, una carta o un altro documento, possiamo utilizzare direttamente materiale già presente nello spazio condiviso. Non è necessario scaricare il file sul computer per poi allegarlo nuovamente a un messaggio.
Anche i contatti possono essere gestiti nello stesso ambiente.Si tratta di piccoli vantaggi, ma sono proprio questi passaggi ripetuti ogni giorno che, nel tempo, fanno la differenza.
Il vero vantaggio non è tecnologico
Dopo aver utilizzato Nextcloud in questo modo, la conclusione più interessante è che il principale vantaggio non deriva da una singola applicazione.
Il vero valore nasce dall’integrazione: Files, Talk, Deck, Tables, Analytics, Mail e Contacts rispondono a esigenze differenti, ma appartengono allo stesso ambiente.
Questo riduce drasticamente la dispersione delle informazioni.
- Meno account.
- Meno piattaforme.
- Meno file duplicati.
- Meno passaggi manuali.
- Meno occasioni per perdere un’informazione.
Per una piccola struttura questo è spesso molto più importante di avere a disposizione funzioni sofisticate.
Un sistema che cresce insieme alle persone
C’è infine un aspetto che consideriamo particolarmente importante: quando si introduce un nuovo sistema in una piccola organizzazione, non si può pensare che tutte le persone abbiano lo stesso livello di competenza digitale.
Un ambiente di lavoro deve quindi essere capace di adattarsi.
All’inizio può essere utilizzato semplicemente per condividere i file, poi si introducono le riunioni, poi i task.
Successivamente si iniziano a raccogliere dati strutturati ed infine si costruiscono report e dashboard.
Non è necessario fare tutto subito.
Il sistema può crescere progressivamente insieme alle esigenze dell’organizzazione e alle competenze delle persone. Questo rende l’adozione molto più naturale e quindi efficace.
Da cloud a piccolo sistema informativo aziendale
Alla fine Nextcloud ha assunto per il ristorante un ruolo che va oltre quello di semplice spazio cloud.
È diventato progressivamente un piccolo sistema informativo aziendale: non particolarmente complesso, non sovradimensionato, ma costruito intorno alle esigenze reali delle persone che devono utilizzarlo ogni giorno.
Ed è probabilmente proprio questo il punto: la buona tecnologia non dovrebbe costringere una piccola organizzazione ad adattarsi alla complessità del software, ma dovrebbe fare il contrario.Dovrebbe adattarsi all’organizzazione, accompagnarla nella crescita e rendere progressivamente più semplici e ordinati i suoi processi.
Per noi, in questo caso, il risultato più importante è proprio questo:
un unico ambiente nel quale le persone sanno dove trovare le informazioni, dove svolgere le attività e dove inserire i dati.
Meno strumenti da ricordare, meno dispersione, più continuità nel lavoro.
E soprattutto la possibilità di far crescere il sistema passo dopo passo, insieme alle persone che lo utilizzano.
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