Uno studio legale basato a Venezia, in fase di forte crescita, ci ha richiesto una soluzione per lo smart working di alcune componenti dello studio che quasi contemporaneamente si sono ritrovate in dolce attesa. La conciliazione tra la vita familiare e la vita lavorativa è un compito difficile, ma grazie alla tecnologia e alla apertura mentale delle persone può esserlo un po’ di meno.
L’occasione è stata propizia per rivedere in maniera sostanziale l’organizzazione dello studio.
La situazione esistente
L’infrastruttura era di tipo classico: 1 server aziendale per i files e pc singoli con i software per la redazione degli atti, nessun accesso esterno, a parte quanto presente su alcuni calendari personali google.
Design dell’infrastruttura in cloud
Il nostro intervento è partito dalla fornitura di una istanza dedicata nextcloud da 1TB con relativo cold-storage per i processi di copia di sicurezza. Considerata la delicatezza dei dati, l’etereogeneità delle piattaforme client e la necessità spinta sotto il profilo dello smartworking , abbiamo abilitato la cifratura lato server e un componente aggiuntivo per l’editing online (e collaborativo) dei documenti, in puro stile “google docs”. L’editing dei documenti (word, excel…) può quindi avvenire all’interno di un browser web.
Utilizzando i componenti standard di nextcloud, abbiamo consolidato tutti i calendari dei professionisti su un unico pannello segreteria, compresi quelli delle udienze. Inoltre, i singoli professionisti possono attivare videochiamate sicure tra loro e con i loro Clienti, senza la presenza fisica all’interno dello studio.
Tutte queste funzionalità sono utilizzabili via PC, MAC, Smartphone e Tablet.
I vantaggi della soluzione in cloud privato per lo studio legale
L’obiettivo di permettere con facilità il lavoro agile o smart-working per alcune professioniste è stato raggiunto in pieno. L’istanza nextcloud è riuscita nel corso dei mesi a soppiantare completamente l’infrastruttura fisica esistente, con conseguente riduzione dei costi elettrici e legati alle manutenzioni.
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