Nextcloud 31 (Nextcloud Hub 10): le novità

Un ambiente integrato, ma senza diventare monolitico

La definizione scelta da Nextcloud per Hub 10 è interessante: “unified, modular digital workspace”.

Le due parole sembrano quasi in contrasto.

• Unificato significa che applicazioni e informazioni devono poter lavorare insieme.
• Modulare significa invece che l’organizzazione non è obbligata ad utilizzare tutto

Nextcloud Hub 10 cerca di mantenere entrambe le caratteristiche.

• Files può lavorare con Office.
• Office può essere utilizzato durante una conversazione Talk.
• Talk può creare appuntamenti nel Calendar.
• Calendar può visualizzare scadenze provenienti da Deck.
• Il Dashboard può mostrare file preferiti, conversazioni recenti, menzioni, attività ed eventi.
• E sopra tutto questo continua ad operare lo Smart Picker e, sempre di più, Nextcloud Assistant. 

È un principio che ci piace particolarmente perché evita un equivoco frequente: integrazione non deve necessariamente significare dipendenza da un unico blocco software indivisibile.

Nextcloud Teams diventa più importante

Con Hub 10 continua anche l’evoluzione di Nextcloud Teams.

Le precedenti Group Folders vengono rinominate Team folders, rendendo più chiaro il concetto: non sono semplicemente cartelle condivise, ma spazi che appartengono ad un gruppo.

Un amministratore può assegnare una Team folder ad un Team e, sulla base dei permessi previsti, i componenti possono gestire direttamente le condivisioni relative al proprio spazio di lavoro.

La differenza rispetto ad una normale cartella personale condivisa è importante.

Se una persona lascia il gruppo o l’organizzazione, i documenti non dipendono dal suo account, ma appartengono al Team.

Anche Tables può ora utilizzare direttamente i Teams come tipo di assegnazione.
Questo avvicina sempre più Nextcloud ad una logica nella quale persone, documenti, attività e informazioni vengono organizzati attorno al gruppo di lavoro, anziché attorno al singolo utente.

Organizzare una riunione direttamente dalla conversazione

Continua anche l’integrazione tra Talk e Calendar.

Da una conversazione Talk è possibile creare direttamente un appuntamento nel calendario e aggiungere come partecipanti le persone presenti nella chat.

Funziona anche al contrario: creando un evento dal Calendar possiamo generare una nuova conversazione Talk oppure collegarne una già esistente.

Il vantaggio può sembrare banale, ma è esattamente il genere di passaggio che fa perdere tempo quando utilizziamo strumenti separati.

Normalmente:
chat → apriamo calendario → creiamo appuntamento → ricopiamo partecipanti → creiamo videoconferenza → incolliamo collegamento.

Qui il contesto è già disponibile alla piattaforma.

Fino a sei volte più veloce nel caricamento dei file

Una parte molto consistente dello sviluppo di Hub 10 non riguarda nuove funzioni, ma il miglioramento di ciò che esiste già.

Nextcloud dichiara che, tra Files, Talk, Groupware e Office, sono state integrate circa 4.600 modifiche, mentre meno del 5% sarebbe legato a nuove funzionalità. 

Particolarmente evidente il miglioramento del chunked upload: Nextcloud parla di caricamenti fino a sei volte più veloci in determinate situazioni.

Nel proprio esempio, un file da 10 GB che richiedeva circa 195 secondi viene trasferito in circa 45 secondi utilizzando una connessione ad alta velocità.

Nextcloud Hub 10 introduce importanti ottimizzazioni nel caricamento e nella gestione dei file.

Il caricamento a blocchi diventa inoltre più robusto. Se la connessione viene interrotta, il trasferimento può riprendere dal punto nel quale era arrivato invece di dover ricominciare da zero.

Migliorano anche:

• sincronizzazione dei documenti in Text;
• carico generato dai partecipanti mobili alle chiamate Talk;
• caricamento della Dashboard;
• Unified Search;
• diversi processi eseguiti in background.

Talk introduce le chiamate cifrate end-to-end

Una delle novità più importanti dal punto di vista della sicurezza riguarda Nextcloud Talk.

Hub 10 introduce il supporto alla cifratura end-to-end delle chiamate, sia attraverso l’interfaccia web sia tramite il nuovo client desktop.

Nextcloud Talk introduce la cifratura end-to-end per le chiamate. Con la cifratura end-to-end, il server che gestisce la comunicazione non dispone della chiave privata necessaria a leggere il contenuto cifrato.

È un passo particolarmente significativo per organizzazioni che utilizzano Talk anche per conversazioni riservate.

La cifratura end-to-end arriva anche nel browser

Migliora anche la cifratura E2EE di Nextcloud Files.

L’utente può ora, opzionalmente, accedere attraverso il browser alle cartelle protette da cifratura end-to-end inserendo la propria mnemonic.

Nextcloud fa però una precisazione importante: il browser esegue codice fornito dal server e quindi, nel momento in cui viene utilizzato per accedere a contenuti cifrati end-to-end, viene temporaneamente meno parte del modello di protezione che normalmente mantiene il server completamente fuori dal processo di decifratura.

È un’avvertenza corretta e interessante. La sicurezza non viene presentata come una semplice casella “cifrato/non cifrato”: dipende anche da come viene utilizzato il sistema.

Più controllo contro gli attacchi brute force

Hub 10 permette inoltre di configurare in maniera più flessibile la protezione contro i tentativi ripetuti di accesso.

L’amministratore può definire il numero massimo di tentativi consentiti, bilanciando protezione e usabilità.

Migliorano anche le possibilità offerte attraverso Mobile Device Management.

Le organizzazioni possono applicare politiche ai client mobili e, ad esempio:

• richiedere protezione biometrica;
• limitare l’utilizzo di account multipli;
• impedire determinate condivisioni;
• bloccare l’apertura dei file in applicazioni esterne;
• limitare clipboard e altre funzioni.

Per le installazioni All-in-One arriva inoltre il supporto ai backup remoti, utile anche per creare una copia dell’ambiente su un’infrastruttura distinta.

Files: meno clic per le attività quotidiane

Anche l’interfaccia di Nextcloud Files riceve parecchie migliorie.

Arrivano nuove scorciatoie da tastiera e viene semplificata la gestione delle condivisioni interne ed esterne e migliora soprattutto il sistema dei tag.

È possibile assegnare un tag contemporaneamente a più file, utilizzare colori differenti e lasciare all’amministratore la possibilità di impedire agli utenti la creazione arbitraria di nuovi tag. 

Quest’ultima funzione può sembrare secondaria ma, in un’organizzazione, è utilissima. Se ognuno inventa i propri tag:

• cliente
• clienti
• Customer
• customers
• CL

il sistema smette rapidamente di essere realmente utilizzabile.

Poter definire una tassonomia comune permette invece ai tag di diventare un vero strumento organizzativo.

Conversione dei file senza aprire Office

Una novità particolarmente pratica è la conversione diretta dei documenti.

Dal menu contestuale di Files è possibile esportare un file in un altro formato senza dover prima aprire Nextcloud Office.  È una funzione piccola, ma molto utile soprattutto quando il documento non deve essere modificato ma soltanto convertito prima di essere inviato o archiviato.

Talk: conversazioni più ordinate

Nextcloud Talk riceve numerosi miglioramenti anche nell’utilizzo quotidiano. Le conversazioni possono ora essere archiviate senza essere abbandonate.

È disponibile una visualizzazione più compatta della lista delle chat e le anteprime dell’ultimo messaggio mostrano icone differenti quando contengono file, immagini o altre risorse. 

Finalmente arriva anche la ricerca all’interno dei messaggi.

È inoltre possibile riprodurre automaticamente una sequenza di messaggi vocali e, durante la condivisione dello schermo, effettuare zoom e spostarsi nell’immagine condivisa. 

Per webinar ed eventi arrivano ulteriori controlli:

• inviti personalizzati agli ospiti;
• esportazione CSV dei partecipanti;
• preparazione, importazione ed esportazione dei sondaggi;
• possibilità di disabilitare inizialmente audio e video;
• limite massimo alla durata della chiamata.

L’AI riassume anche chat e riunioni

Sempre in Talk entra in gioco Nextcloud Assistant. Quando una conversazione contiene più di cento messaggi non letti, l’Assistant può creare un riassunto automatico.

Può inoltre utilizzare la trascrizione di una chiamata registrata per produrre un riepilogo della riunione, è un utilizzo dell’intelligenza artificiale che troviamo particolarmente sensato.

Non serve a generare genericamente del testo ma a recuperare velocemente il contesto di una conversazione alla quale non abbiamo partecipato.

Nextcloud Office integra direttamente Assistant

Anche Nextcloud Office aumenta l’integrazione con Nextcloud Assistant.

Le funzioni AI diventano disponibili direttamente dall’editor e possono essere utilizzate per:

• scrivere;
• tradurre;
• correggere;
• modificare il tono di un testo. 

Migliorano inoltre commenti, presentazioni, stili dei documenti, AutoText e dizionari personalizzati.

Il punto interessante continua ad essere lo stesso: non bisogna copiare il testo, aprire un servizio esterno, incollarlo, elaborarlo e riportarlo nel documento.

Lo strumento viene portato dentro il luogo nel quale si sta lavorando.

Mail: menzioni, traduzioni e riassunti

Anche Nextcloud Mail sfrutta maggiormente Assistant.

Le conversazioni email possono essere riassunte e tradotte direttamente nell’interfaccia.

Arriva inoltre la possibilità di menzionare una persona in un messaggio e successivamente filtrare le email nelle quali siamo stati menzionati.

Mail supporta anche PGP/MIME, ampliando le possibilità per chi utilizza la cifratura della posta elettronica.

Calendar semplifica le riunioni con molte persone

Interessanti anche le novità di Nextcloud Calendar.

È possibile invitare ad un evento interi gruppi di contatti, evitando di aggiungere manualmente ogni partecipante.

Migliora anche il sistema per verificare quando le persone sono disponibili.Nextcloud può suggerire automaticamente gli orari compatibili e la disponibilità di un collega può essere consultata anche cliccando sul suo avatar da Files, Mail o Talk.

Possiamo inoltre decidere quali calendari debbano rendere l’utente occupato e quali invece debbano essere considerati “trasparenti”.

Un calendario delle ricorrenze aziendali, ad esempio, non deve necessariamente impedire di programmare una riunione.

Deck: duplicare attività e interi progetti

Anche Nextcloud Deck aggiunge una funzione molto richiesta. È ora possibile copiare una scheda da una board all’altra oppure duplicare un’intera board.

Quando si clona una board è possibile decidere se mantenere anche:

• schede;
• assegnatari;
• etichette;
• scadenze.

Per le aziende che utilizzano procedure ripetitive può essere molto comodo.
Un progetto standard può diventare il modello dal quale creare rapidamente il successivo.

Client mobili: più funzioni anche offline

Hub 10 aggiorna in maniera significativa anche le applicazioni iOS e Android

Migliorano interfaccia e accesso a:

• Nextcloud Assistant;
• file raccomandati;
• Unified Search;
• tag colorati;
• Notes. Nextcloud

I client mobili di Nextcloud Hub 10 portano Assistant, ricerca e gestione dei file sempre più vicino all’esperienza web. Interessante soprattutto il lavoro sull’utilizzo offline.

L’utente può compiere alcune operazioni sui file anche senza connessione e lasciare al client il compito di sincronizzarle successivamente.

Il client desktop riceve invece una revisione dell’interfaccia per adattarsi maggiormente all’aspetto nativo di Windows, macOS e Linux.

Nextcloud Assistant 3.0: arriva l’AI che può agire

Ed eccoci probabilmente alla novità più interessante della release.

Con Nextcloud Assistant 3.0 Nextcloud introduce le prime funzioni cosiddette di agency.

Finora l’Assistant poteva principalmente: leggere → comprendere → generare una risposta.

Con Hub 10 può iniziare anche ad eseguire azioni.

Nextcloud Assistant 3.0 può utilizzare informazioni provenienti dalle applicazioni e compiere azioni per conto dell’utente.

Per esempio possiamo chiedergli di:

• creare un appuntamento nel Calendar;
• leggere o inviare messaggi tramite Talk;
• inviare un’email;
• cercare informazioni nei file;
• utilizzare la rubrica;
• consultare informazioni provenienti da servizi esterni. 

Un esempio particolarmente efficace potrebbe essere:

trova nella nostra knowledge base le informazioni sul progetto, inviale a Marco tramite Talk e crea un appuntamento per discuterne con lui.

L’Assistant deve quindi utilizzare più applicazioni, recuperare le informazioni necessarie e svolgere una serie di operazioni.
Questa è una differenza enorme rispetto alla semplice chatbot.

Prima di agire, però, deve chiedere conferma

La questione diventa naturalmente molto più delicata quando un’AI non si limita a produrre testo ma può fare qualcosa.

Dallo screenshot dell’Assistant si vede infatti che, prima di eseguire determinate azioni sensibili, Nextcloud mostra all’utente ciò che sta per succedere e chiede una conferma: è un elemento indispensabile.

Un conto è chiedere ad un modello di riassumere un documento.

Un altro è permettergli di:

• mandare un’email,
• creare un appuntamento
• scrivere ad un’altra persona.

L’utente deve continuare a mantenere il controllo dell’azione finale.

E chi controlla il motore AI?

Nextcloud continua a mantenere anche l’approccio già visto nelle release precedenti.

L’Assistant non implica automaticamente l’utilizzo di un determinato provider.

Le funzioni AI non sono abilitate automaticamente e l’amministratore può decidere quali provider configurare.

I modelli possono essere:

• eseguiti sulla propria infrastruttura;
• forniti da un servizio AI considerato affidabile;
• collegati a servizi esterni quando ritenuto opportuno. 

Hub 10 permette inoltre all’utente di vedere dalle impostazioni quale provider AI viene utilizzato per ciascuna funzione.
È un dettaglio molto importante.

“Usare l’intelligenza artificiale” non dice infatti nulla su dove stiano andando i dati.
Bisogna sapere quale motore viene utilizzato e dove viene eseguito.

Cosa ci piace

Questa volta il candidato più evidente sarebbe Nextcloud Assistant 3.0, e certamente le capacità agentiche rappresentano uno dei passaggi tecnologicamente più interessanti visti finora.

Ma c’è una cosa più generale che ci piace di Hub 10: Nextcloud sembra aver finalmente definito con precisione ciò che vuole essere.
Non un file server, non una suite Office, non una piattaforma di videoconferenza, non una chat.

E nemmeno semplicemente la somma di tutte queste applicazioni.

Nextcloud Hub vuole diventare un ambiente di lavoro digitale nel quale informazioni e strumenti condividono lo stesso contesto.

• Da Talk creiamo una riunione.
• Dal profilo di un utente controlliamo quando è libero.
• Un Team possiede la propria cartella.
• Deck può replicare un intero progetto.
• Mail può essere riassunto e tradotto.
• Office può utilizzare Assistant.

E adesso l’Assistant può addirittura attraversare le applicazioni e compiere operazioni.

Contemporaneamente rimane un principio fondamentale: l’organizzazione può decidere quali moduli utilizzare, dove eseguire l’infrastruttura e perfino quale motore AI collegare.

È questa combinazione tra integrazione e modularità che troviamo particolarmente interessante.

Un sistema integrato non deve necessariamente diventare un sistema dal quale è impossibile uscire.

Ed è probabilmente questo il messaggio più importante di Nextcloud Hub 10.