Nextcloud 34 (Nextcloud Hub 26 Spring): le novità

Un’interfaccia più leggera

La prima novità è immediatamente visibile.

Nextcloud continua il lavoro di semplificazione iniziato con le versioni precedenti e modifica ancora una volta il sistema di navigazione.

Le applicazioni vengono raccolte in un nuovo menu a griglia, il classico “waffle menu” utilizzato anche in molti altri ambienti di lavoro digitali.

L’obiettivo è ridurre la quantità di elementi costantemente presenti nella barra superiore e lasciare più spazio al contenuto sul quale si sta lavorando.

Cambiano inoltre colori, pulsanti e indicatori delle sezioni attive nelle barre laterali, con l’obiettivo dichiarato di ridurre le distrazioni e rendere più evidente ciò che è realmente importante.

Non si tratta di una rivoluzione dell’interfaccia, è piuttosto un ulteriore lavoro di pulizia e uniformità, ormai necessario per una piattaforma che nel corso degli anni ha aggiunto un numero enorme di applicazioni e funzionalità.

Nextcloud Office: adesso si può scegliere

Una delle novità più importanti di Hub 26 Spring riguarda Nextcloud Office: fino ad oggi la soluzione principale integrata nella piattaforma era basata su Collabora Online.

Con Nextcloud 34 arriva ufficialmente una seconda possibilità: Euro-Office

Euro-Office è una suite open source sviluppata attraverso un’iniziativa che coinvolge diverse organizzazioni europee e comprende editor collaborativi per:

• documenti,
• fogli di calcolo,
• presentazioni e PDF.

Viene distribuita come opzione alternativa a Collabora all’interno di Nextcloud Office.

La scelta non è semplicemente estetica in quanto le due suite hanno caratteristiche architetturali differenti.

Euro-Office punta in particolare sulla compatibilità con i formati Microsoft Office e su una maggiore elaborazione effettuata localmente nel browser, con l’obiettivo di ridurre il carico sul server e migliorare la reattività dell’interfaccia.

Collabora continua invece ad essere pienamente disponibile e mantiene la propria profonda integrazione con Nextcloud e con i formati ODF. 

La cosa che troviamo interessante è soprattutto la possibilità di scegliere. Nextcloud non decide che da oggi tutti devono utilizzare una nuova suite, è l’amministratore a valutare quale soluzione sia più adatta all’organizzazione.

Euro-Office è già integrato con Nextcloud

La nuova suite non viene semplicemente affiancata a Nextcloud come editor esterno: Euro-Office è già integrato con diversi strumenti della piattaforma.

È possibile utilizzare lo Smart Picker per inserire nei documenti collegamenti verso:

• file;
• calendari;
• stanze Talk;
• schede Deck;
• Tables;
• altri contenuti disponibili nel workspace.

È integrato anche Nextcloud Assistant, mentre il motore può essere utilizzato dalla funzione di conversione dei file di Nextcloud.

Possiamo quindi convertire, ad esempio, documenti o fogli di calcolo senza necessariamente uscire dall’ambiente Nextcloud.

È importante perché dimostra che la presenza di più motori Office non deve necessariamente frammentare l’esperienza dell’utente.

L’interfaccia rimane Nextcloud, dietro può cambiare il motore che elabora il documento.

Anche Collabora continua a crescere

L’arrivo di Euro-Office non significa naturalmente che Collabora Online venga abbandonato, anzi, Hub 26 Spring introduce diverse novità anche per la suite tradizionale.

La più visibile è una nuova barra laterale dalla quale è possibile utilizzare Nextcloud Assistant direttamente mentre si lavora sul documento.

Si può quindi chiedere aiuto nella preparazione di un testo oppure, ad esempio, nell’analisi di un errore presente in un foglio di calcolo.

La barra di stato diventa inoltre personalizzabile: l’utente può scegliere se visualizzare numero delle parole, zoom, lingua, numero delle pagine e altri indicatori.

Migliorano anche presentazioni e fogli di calcolo, con sezioni delle slide, gestione più sicura delle formule e nuove possibilità di ordinamento e filtraggio.

Text continua a funzionare anche quando cade la connessione

Molto interessante anche il lavoro fatto su Nextcloud Text. L’editor è ora in grado di continuare a funzionare offline per circa cinque minuti quando la connessione Internet diventa instabile o viene temporaneamente interrotta.

Può sembrare una funzione minore, ma Text è utilizzato in moltissimi punti di Nextcloud.

Lo troviamo:

• nelle Notes,
• nelle descrizioni delle schede Deck,
• nelle informazioni associate alle cartelle
• dentro Collectives.

Rendere Text più resistente alle interruzioni significa quindi migliorare contemporaneamente una parte consistente dell’ambiente di lavoro.

Anche Collectives permette di consultare offline le pagine della knowledge base già aperte in precedenza.

Tables diventa ancora più utilizzabile come piccola applicazione aziendale

Continua anche l’evoluzione di Nextcloud Tables.

• Le colonne possono essere: riordinate, ordinate e fissate.
• Le righe possono essere duplicate o eliminate più facilmente e anche le viste delle applicazioni costruite con Tables possono essere riorganizzate.

Ma la novità più interessante riguarda la condivisione: una tabella può ora essere condivisa attraverso un link pubblico con permesso di scrittura.

Questo permette anche ad una persona esterna a Nextcloud di collaborare sui dati quando l’organizzazione decide di consentirlo.

Arrivano inoltre notifiche relative alle modifiche delle tabelle e delle viste.

Tables continua quindi lentamente a trasformarsi da semplice archivio strutturato in uno strumento con il quale costruire piccoli processi e applicazioni aziendali.

Talk: una chiamata può partire praticamente da ovunque

Anche Nextcloud Talk continua a diventare sempre più integrato con il resto della piattaforma.

Cliccando sull’avatar di una persona è ora possibile avviare direttamente una chiamata senza dover prima aprire Talk, cercare la conversazione e successivamente iniziare la comunicazione.

È esattamente il genere di funzione che diventa possibile quando contatti, utenti e sistema di comunicazione fanno parte dello stesso ambiente.

Se sto lavorando su un file e devo chiedere rapidamente qualcosa a un collega, posso chiamarlo dal punto nel quale mi trovo.

Non devo cambiare applicazione e ricostruire il contesto.

Le conversazioni Talk diventano più facili da organizzare

Hub 26 Spring migliora anche la gestione delle chat.

Le conversazioni possono essere ordinate alfabeticamente oppure in base all’attività recente.

Possono inoltre essere associate a tag, permettendo di raggruppare, per esempio:

• progetti,
• clienti,
• reparti,
• conversazioni personali.

Arrivano anche le risposte private ad un messaggio pubblicato in una conversazione di gruppo.
Possiamo quindi rispondere direttamente ad una singola persona mantenendo comunque nel messaggio privato il riferimento alla frase originaria.

Talk introduce inoltre le Voice Rooms, stanze vocali permanenti nelle quali si può entrare immediatamente, senza dover organizzare ogni volta una nuova chiamata.
Migliora anche la soppressione del rumore.

Il client desktop di Talk gestisce più account

Una novità particolarmente utile per consulenti, professionisti o persone che lavorano con più organizzazioni riguarda il client desktop di Talk.

È ora possibile collegare più account Nextcloud contemporaneamente.

Possiamo quindi avere nello stesso client:

• un account aziendale,
• uno personale
• account appartenenti a Nextcloud differenti.

Arrivano inoltre gli aggiornamenti automatici del client.
È un altro piccolo passo verso un utilizzo di Talk come normale strumento desktop quotidiano e non soltanto come componente accessibile attraverso il browser.

Mail e Calendar introducono una vera delega

Una delle novità più interessanti per le aziende arriva da Nextcloud Groupware.

Hub 26 Spring introduce nuove funzioni di delegation.

• In Mail una persona autorizzata può leggere e rispondere alle email per conto di un altro utente.
• In Calendar può invece creare appuntamenti ed accettare inviti per suo conto. 

Pensiamo ad esempio a:

• direzione + segreteria

oppure:

• responsabile commerciale + assistente.

Sono scenari estremamente comuni nelle aziende e che richiedono necessariamente un sistema di delega ben strutturato.

Gli inviti del calendario possono essere inoltrati

Calendar permette inoltre di inoltrare un invito ad un’altra persona.

Il destinatario può accettarlo e aggiungerlo al proprio calendario.

L’organizzatore può comunque impedire l’inoltro quando l’appuntamento è riservato. 

È una funzione apparentemente normale, ma contribuisce a rendere Nextcloud Groupware sempre più adatto ad essere utilizzato come vero ambiente aziendale.

CalDAV e CardDAV diventano pienamente bidirezionali

Molto interessante anche il lavoro sull’interoperabilità.

Nextcloud introduce il supporto read-write per calendari CalDAV e rubriche CardDAV esterne.

Possiamo quindi collegare, per esempio, calendari o contatti provenienti da:

• Zimbra,
• Open-Xchange
• altri server compatibili.

Le informazioni non vengono soltanto visualizzate.

Un nuovo evento creato in Nextcloud può essere scritto anche sul calendario esterno collegato. Nextcloud

Questo è esattamente il genere di interoperabilità che ci aspettiamo da tecnologie basate su standard aperti.

Deck introduce finalmente il diagramma di Gantt

Una delle novità probabilmente più attese arriva da Nextcloud Deck.

Alle schede viene aggiunta una data di inizio, oltre alla data di scadenza già presente. È inoltre possibile definire dipendenze tra le attività.

Queste informazioni permettono a Deck di costruire finalmente un vero diagramma di Gantt.

La visualizzazione permette di:

• spostare le attività tramite drag-and-drop,
• utilizzare scale giornaliere,
• settimanali o mensili e differenziare le attività attraverso i colori.

Deck diventa quindi sensibilmente più utile per la pianificazione dei progetti.

Rimane una soluzione relativamente semplice rispetto ai sistemi professionali di project management più complessi, ma copre ormai molti degli utilizzi per i quali in azienda si finisce spesso per utilizzare un ulteriore servizio separato.

Deck può assegnare attività anche a gruppi e Team

Non soltanto singoli utenti.

Con Hub 26 Spring una scheda Deck può essere assegnata anche ad un Team o ad un gruppo.
È inoltre possibile vedere chi ha creato una determinata scheda, scegliere una board predefinita all’apertura dell’applicazione, stabilire quale colonna rappresenti le attività completate e personalizzare lo sfondo delle singole schede.

Sono tutti piccoli interventi che rendono Deck molto più adatto ad una gestione reale del lavoro quotidiano.

Assistant utilizza direttamente la ricerca unificata

Continua anche l’evoluzione di Nextcloud Assistant.

La novità più importante riguarda l’integrazione con Unified Search.

Il Context Agent può utilizzare direttamente la ricerca di Nextcloud per individuare file e informazioni con meno passaggi.

L’Assistant dispone inoltre di più strumenti per interagire con:

• file,
• email,
• task,
• Forms,
• board,
• schede Deck.

Questo significa che l’AI continua a spostarsi dal semplice modello:

• domanda → risposta

verso un modello più vicino a:

• richiesta → ricerca delle informazioni → azione.

L’infrastruttura AI diventa più scalabile

Importanti anche le modifiche tecniche.

Nextcloud migliora la gestione dei job in background e le prestazioni quando più utenti utilizzano contemporaneamente Assistant.

Arriva anche il supporto a Kubernetes per Context Chat e LLM2.

È un passaggio importante soprattutto per installazioni aziendali di grandi dimensioni: un conto è utilizzare un modello AI con cinque utenti, un altro è permettere a centinaia o migliaia di persone di interrogare contemporaneamente lo stesso sistema.

Nextcloud diventa sempre più una piattaforma per applicazioni

Hub 26 Spring dedica parecchia attenzione anche agli sviluppatori.

Nextcloud vuole rendere la propria piattaforma più semplice da estendere attraverso:

• API più stabili,
• documentazione migliore
• strumenti dedicati allo sviluppo di nuove applicazioni. 

Per molto tempo Nextcloud è stato soprattutto un prodotto estendibile attraverso app.
Ora cerca esplicitamente di diventare una vera piattaforma sulla quale altri soggetti possano costruire prodotti e servizi. Vengono migliorate le API, Unified Sharing e diversi elementi dell’interfaccia destinati alle applicazioni esterne.

Arrivano inoltre integrazioni con Pexip e Matrix/Element.

Nextcloud Governance: il dato ha un ciclo di vita

Probabilmente la novità strategicamente più importante della release è però Nextcloud Governance.

È una nuova piattaforma pensata soprattutto per organizzazioni che devono gestire requisiti complessi di:

• compliance,
• conservazione documentale,
• classificazione delle informazioni,
• obblighi normativi.

Governance permette innanzitutto di utilizzare sensitivity labels, perciò un documento può essere classificato, per esempio, come:

• pubblico,
• interno,
• riservato
• oppure altamente riservato.

Alla classificazione possono essere associate differenti regole di accesso.

Legal hold: quando un documento non deve essere cancellato

Nextcloud Governance introduce anche il concetto di legal hold.

In determinate situazioni un’organizzazione può essere obbligata a conservare documenti che normalmente sarebbero soggetti a cancellazione.

Pensiamo ad esempio a:

• un contenzioso,
• un’indagine,
• un audit,
• una procedura amministrativa.

Un legal hold impedisce che i file interessati vengano eliminati durante quel periodo. È una funzione completamente diversa dalla normale conservazione di un backup.
Il backup serve a poter recuperare accidentalmente qualcosa che è stato perso.

Il legal hold serve invece a stabilire che quel documento deve necessariamente continuare ad esistere.

Regole per la conservazione e la cancellazione

Governance permette anche di definire regole relative al ciclo di vita delle informazioni.

Un documento può essere conservato per un determinato periodo e successivamente essere eliminato secondo le politiche dell’organizzazione. 

È un passaggio importante.

La sovranità sui dati non significa conservare tutto per sempre.

Significa anche poter stabilire:

• quali dati mantenere,
• chi può consultarli,
• per quanto tempo conservarli
• quando eliminarli.

Governance prova a portare queste decisioni dentro la piattaforma nella quale i dati vengono effettivamente utilizzati.

Cosa ci piace

Questa volta ci sono due novità che troviamo particolarmente interessanti.

La prima è Euro-Office.

Non necessariamente perché debba essere migliore di Collabora, ma perchè introduce una scelta in più.

Possiamo utilizzare Nextcloud senza essere vincolati ad un unico motore per la modifica dei documenti.

E soprattutto Nextcloud prova a fare una cosa che riteniamo molto importante: separare l’ambiente di lavoro dalla tecnologia specifica utilizzata per fornire una determinata funzione.

L’utente continua ad avere Files, Talk, Calendar, Deck, Tables e Office.

Dietro Office può esserci Collabora oppure Euro-Office. È l’esatto contrario dell’idea secondo cui un ambiente integrato debba necessariamente essere anche monolitico.

La seconda novità è Nextcloud Governance, perché aggiunge un tassello che fino ad oggi era rimasto relativamente separato dal resto della piattaforma.

Non basta controllare dove si trovano i dati.

Bisogna anche controllare che cosa succede ai dati nel tempo.

• Chi può accedervi?
• Quanto devono essere conservati?
• Quando devono essere cancellati?
• Quando la cancellazione deve essere temporaneamente impedita?
• Come vengono classificati?

È questo il passaggio dalla semplice proprietà del dato alla governance del dato.

E forse è proprio questo il tema che descrive meglio Nextcloud Hub 26 Spring.

Dopo dieci anni di sviluppo, Nextcloud non sta più cercando soltanto di offrire alternative ai singoli servizi cloud.

Sta cercando di diventare l’infrastruttura attraverso la quale un’organizzazione controlla l’intero ciclo di vita del proprio ambiente di lavoro digitale.