Nextcloud 20 è disponibile da qualche mese per lo scaricamento e l’installazione su varie piattaforme. Con questo breve articolo sottolineiamo alcune funzionalità attese da tempo e che permettono alla suite tedesca di combattere ad armi pari con i principali sistemi di cloud applicativo, conservando il suo più grande vantaggio rispetto alla concorrenza: la possibilità di essere ospitato su propri sistemi offrendo così un livello di riservatezza sui dati aziendali impareggiabile.

Usando Nextcloud nessun dato aziendale transita all’interno  di sistemi terzi, a meno che il sistema aziendale non sia ospitato all’interno di un sistema terzo (ad esempio, provider). Anche in quest’ultimo caso, utilizzando un servizio VPS o server dedicato, è possibile mantenere il dominio incontrastato sui propri dati.

1) La dashboard di nextcloud 20

Il concetto di dashboard, all’interno di nextcloud è nuovo. Nelle versioni precedenti alla 20, non era prevista nessuna logica di consolidamento delle informazioni che potesse dare al sistema una pagina “riassuntiva” delle varie applicazioni. Dalla Versione 20, nextcloud ha fatto un deciso salto in avanti sull’integrazione tra applicazioni che ha consentito due risultati: la dashboard appunto e la ricerca unificata.

La dashboard è interamente configurabile da ciascun utente e oltre che contenere informazioni meteo rispetto alla locazione fisica dell’utente, prevede la possibilità per lo stesso di fissare uno stato, in un’ottica di collaborazione all’interno di un gruppo di lavoro.

La dashboard contiene dei comodi widget che variano rispetto alle app installate sul sistema per cui, in base al tipo di installazione, sarà possibile visualizzare a colpo d’occhio gli ultimi files, le ultime email, le schede in corso sulla nostra kanbanboard (deck), i prossimi appuntamenti e scadenze. Il grande lavoro fatto rispetto alle integrazioni tra app e servizi, consente di avere ulteriori widget a disposizione. 

2) Ricerca unificata

Attraverso la nuova ricerca unificata, la ricerca avviene in un unico punto e per tutti i contenuti di ciascuna applicazione installata oppure per ciascun servizio o widget integrato. La ricerca, molto veloce, trova i contenuti cercati in pochi secondi e permette immediato accesso alle applicazioni collegate.

3) miglioramento integrazione con collabora

Se vuoi gestire tutta la tua azienda con un browser, nextcloud20 è la piattaforma giusta. Tutte le applicazioni lavorano all’interno di un browser, anche la lettura e la modifica dei files di Office (Word, Excel, Powerpoint) avviene all’interno del browser grazie all’integrazione migliorata con collabora online. Non è quindi più necessario l’uso di strumenti di cloud pubblico (Google apps, office online) per rendere operative sessioni di smartworking o di lavoro remoto.

La modifica dei contenuti può avvenire in maniera collaborativa e contemporanea all’interno del gruppo di lavoro, sempre all’interno del browser, per tutti i principali formati office e in piena sicurezza, grazie alla cifratura offerta dal protocollo SSL/TLS 

La gestione documentale via browser è assolutamente fluida anche nel caso di utilizzo di connessioni mobili. Nella nostra configurazione utilizziamo 2 VPS: la prima per l’applicazione Nextcloud, la seconda per il server Collabora. Tale tipo di configurazione è tranquillamente in grado di gestire fino a una 50 ina di utenti e consente anche un piccolo risparmio rispetto ad una uguale configurazione ospitata sui sistemi Google apps o Microsoft Office Online/365.

Il grandissimo vantaggio per gli utenti aziendali consiste nell’assoluta sicurezza rispetto alla disponibilità dei dati (non vengono effettuate conversioni di formato) e nell’assoluta certezza che i propri dati aziendali non usciranno dal proprio perimetro, seppure online.

All’interno del modulo, troviamo tutte le funzionalità tipiche delle suite online da ufficio (google apps e microsoft office online / 365) e quindi i commenti sui documenti, la modifica contemporanea, le annotazioni. Tutte le funzionalità sono progettate per strutturare al meglio un flusso di lavoro “smart” a distanza. 

4) Talk – La videoconferenza di nextcloud

Il modulo di videoconferenza di Nextcloud 20 è un autentico gioiello di funzionalità in quanto permette videoconferenze riservate e sicure, integrate all’interno del proprio sistema aziendale NextCloud 20. La videoconferenza avviene nell’ambito degli utenti o dei gruppi aziendali, accedendo alla scheda oppure rispondendo alla chiamata, su mobile, dopo aver installato l’app gratuita “nextcloud talk”.

Si possono ovviamente organizzare vere e proprie stanze di conferenza anche con utenti-extra aziendali semplicemente invitandoli tramite un link e una password oppure attraverso un link pubblico (funzionalità webinar, meno sicura).

In questo caso, l’utente extra-aziendale invitato non dovrà installare nessun software aggiuntivo, se non preoccuparsi di avere un browser recente che supporti il protocollo WebRTC installato sul proprio PC. Ad oggi, tutte le ultime versioni dei principali browser prevedono già questa funzionalità: in particolare Mozilla Firefox, Google chrome ed Apple Safari soddisfano pienamente il requisito.

A completamento della funzione webinar, è implementata una funzione di condivisione dello schermo per sessioni dimostrative o formative.

Per questo possiamo dire con certezza che Nextcloud rappresenta una soluzione interessante anche per la didattica online.